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Fechamento de caixa: você recebe todas as suas vendas?

Escrito por Douglas Menezes | 13/06/2016
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Você sabe como realizar o processo de fechamento de caixa da sua loja? O caixa é o local sagrado do varejo. Olhos constantemente atentos ao ponto de venda (PDV), que é por onde entra a receita. Estar atualizado quanto a legislação, equipamentos e software é importante, mas não abra mão dos processos.

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Muitas vezes os processos são negligenciados, pois dependem de disciplina e interação das pessoas para acontecer. O “sufoco” do dia a dia nunca pode ser desculpa para deixar de lado os procedimentos e normas, já que falhas nos processos significam prejuízo irrecuperável.

É importante reforçar que todas as operações do caixa, por se tratar diretamente de receitas, seja em dinheiro vivo, cartões, vales ou fiado devem ser realizadas com concentração e diligência. Os operadores de caixa devem seguir atentamente os procedimentos determinados. Todos os passos, por mais simples que sejam, tais como escolher a forma de pagamento ou verificar o troco, influenciam diretamente no resultado.

Façamos um teste. Você consegue detectar se um funcionário está trocando dinheiro por cheque no ponto de venda? E se o operador estiver cancelando falsamente vendas e embolsando o dinheiro? Se sim, parabéns! Embora sejam casos diferentes, influenciam em maior ou menor grau o resultado de sua empresa. São inúmeras situações nas quais uma boa rotina de fechamento de caixa garante a sua operação saudável, assim, gerando todas as informações para uma gestão eficiente.

O que é o fechamento de caixa?

O processo básico de fechamento de caixa consiste em conferir se o valor total da venda realizada no PDV existe na gaveta, ou seja, as vendas realizadas estão comprovadas por documentos ou dinheiro na gaveta da operadora. É um controle financeiro que tem como objetivo demonstrar as entradas e saídas de dinheiro na empresa em um determinado período.

A complexidade aparece porque existem diferentes formas de pagamento, como dinheiro, cartões, vales e cheques, além de ocorrer operações no meio do dia que impactam o saldo do caixa, como é o caso de sangrias (retiradas de dinheiro) ou recebimento de clientes.

Tornar o fechamento de caixa uma rotina diária é fundamental para evitar fraudes e roubos. Existem vários casos onde os varejistas sofriam prejuízos no PDV por falta de controle e monitoramento do fechamento.

O fechamento de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão financeira do seu negócio. Ele vai considerar as entradas (recebimento de cartões de crédito e débito , dinheiro, cheques e cadernetas) e saídas (pagamento de fornecedores, despesas, empréstimos, juros e impostos) dos recursos financeiros. Na prática, o processo consiste em tirar um relatório de vendas no PDV e checar se o valor total vendido, por finalizadora ou forma de pagamento, confere 100% com o físico apresentado na gaveta. Se houver qualquer divergência, ela deve ser discutida e investigada no momento.

Veja se você está seguindo todos os processos do fechamento de caixa:

Atribuir responsabilidade ao operador de caixa.

É uma prática comum que o operador de caixa seja responsável pelas divergências no PDV. Ou seja, se faltar uma quantia no caixa, esse valor será descontado do empregado. Existem empresas que concedem carência, por exemplo, diferenças no fechamento em dinheiro de até R$ 3,00 não são descontadas.

Ao abrir o caixa, checar duas vezes o valor na gaveta.

É importante verificar mais de uma vez o valor de entrada, conhecido como abertura de operador ou fundo de troco. Entretanto, dúvidas não podem existir, o operador deve estar seguro que iniciou o trabalho com o valor correto na gaveta.

Registrar todas as entradas e saídas no caixa.

Todas as operações devem ser registradas, as entradas (fundo de troco, suprimento), saídas de dinheiro ou cheques (sangrias). Os comprovantes devem ser bem guardados para fazer conferência no fechamento de caixa.

Separar os documentos por tipo de pagamento.

Uma boa prática para um fechamento de caixa rápido e organizado é que a cada venda ou operação, os documentos sejam separados por forma de pagamento. Todos os comprovantes separados facilitando o processo.

Os principais tipos de comprovantes:

Aconselhamos que os comprovantes de cartão de crédito e débito sejam separados por bandeira. Se você utiliza TEF e um sistema de gestão, terá uma grande vantagem, pois é possível conciliar automaticamente os cartões por bandeira, além de suas taxas e lançamentos.

Melhor horário:

Para que não haja divergências nos valores, o fechamento de caixa deve ser realizado em todo final de expediente, ou quando houver trocas de operadores. É importante atentar-se para a concentração dos operadores, então escolha horários com fluxo menor de clientes.

Como fazer o fechamento de caixa

Para finalizar um fechamento de caixa, o operador deve conferir os valores totais em dinheiro, comprovantes e recibos com o relatório de fechamento, que calcula, de acordo com as movimentações ao longo do dia, cada valor por operação.

A boa prática orienta para que durante o fechamento o operador de caixa não tenha acesso aos relatórios do PDV. Com o apoio de um sistema de gestão, o operador poderá lançar os valores computados para que uma conciliação seja realizada na tesouraria. Dessa forma, a divergência será realizada automaticamente.

Sistema de gestão:

O ideal é utilizar um sistema de gestão que trará todas as informações separadas por operador e forma de pagamento, facilitando a verificação e conferência dos dados do fechamento de caixa. Por exemplo, é possível controlar as diferenças (quebra de caixa) por operador ao longo do mês, assim de maneira segura e fácil é realizado o somatório das diferenças para o desconto na folha do funcionário.

Conclusão

É primordial que você busque manter o equilíbrio financeiro do negócio, buscando o ponto ideal entre gastos e receitas. A divergência entre o vencimento de compromissos financeiros e a geração recorrente de caixa pode gerar uma irregularidade.  Com isso, você pode prejudicar a saúde financeira da sua loja. Em síntese, compreenda como utilizar os recursos financeiros da sua empresa e planeje reinvestimentos.

Em suma, fluxo de caixa funciona como um painel de instrumento financeiro que o norteia em relação a sua empresa. Isto é, o fechamento de caixa mostrará as entradas e saídas dos seus recursos. Assim, você poderá tomar decisões em busca de manter o equilíbrio do seu negócio.

Quer saber mais sobre sistema de gestão? Baixe gratuitamente o Guia do Sistema de gestão para supermercados.

Agora que você já sabe como realizar um fechamento de caixa na sua empresa, compartilhe este post nas redes sociais e ajude outras pessoas a se informarem também!

Ficou com alguma dúvida sobre o fechamento de caixa? Mande um e-mail para contato@infovarejo.com.br

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