Software ERP

7 dicas para escolher o software de gestão para supermercado

Escrito por Gabriel Junqueira | 09/04/2020
  • 11537 visualizações
  • 404 compartilhamentos

Em alguns artigos explicamos porque é tão importante contar com um sistema ERP. Agora vamos ajudá-lo a escolher o software de gestão para supermercado.

7-dicas-para-escolher-o-software-de-gestao-para-seu-supermercado

 

É importante destacar que cada empresa é diferente e tem necessidades diferentes. 

Mesmo dentro do mesmo setor, no caso o varejo, a necessidade de uma grande rede de lojas é diferente da necessidade de um pequeno supermercadista com uma loja e um caixa.

Portanto, é importante avaliar qual é a melhor opção de software de gestão para o seu supermercado.

O que avaliar ao escolher o software de gestão para supermercado:

1. A necessidade do seu supermercado

Antes de começar a escolher o software de gestão para supermercado é importante que esteja claro qual problema você quer resolver.

Podem ser vários, mas é importante manter isso em mente. Pois, muitas vezes você precisará abrir mão de alguns atributos para ter outros.

Por exemplo: é muito difícil encontrar um software completo, que tenha todas as funcionalidades que você precisa ou vai precisar no futuro, e que seja muito simples de mexer. Ou seja, simplicidade e software completo, normalmente são atributos conflitantes.

Nesse momento, é importante decidir qual a prioridade do seu supermercado que deve ser atendida pelo sistema. 

O software completo vai exigir uma equipe mais capacitada, mas, por outro lado, vai oferecer inúmeras possibilidades e flexibilidade para implementar processos da maneira que for melhor para você.

Os principais motivos que ensejam a implementação do software de gestão na empresa são:

  • Redução de erros operacionais;
  • Redução de fraudes em setores como vendas e compras;
  • Segurança das informações transmitidas entre os setores;
  • Aumento de produtividade nas operações e processos;
  • Atendimento eficiente e rápido aos clientes;
  • Controle de estoque;
  • Controle financeiro;
  • Certeza do cumprimento das obrigações fiscais;
  • Segurança em momentos de tomada de decisão.

Na sua loja, qual é sua ordem de prioridades?

2. Regras de negócios e particularidades

A segunda dica: é fundamental que você busque um software que seja focado no seu segmento. Ou seja, procure um sistema que seja especializado em supermercados.

Cada negócio tem suas particularidades. Por isso, ter um software que as atendam faz você ganhar produtividade e ainda oferece ideias que foram implementadas em outros clientes, que talvez sozinho não tivesse.

Ao adquirir um software, você não só compra um produto, você passa a fazer parte de um grupo de usuários. Assim, você também terá acesso às novidades e novas implementações.

Você é um supermercadista, você prefere uma nova funcionalidade que foi implementada em uma loja de material de construção ou implementada em um supermercado?

Algumas particularidades fazem parte do dia a dia do supermercado e o sistema precisa ter essas funcionalidades. 

Automatizações no recebimento de mercadoria é um exemplo. No sistema de gestão é possível realizar o confronto entre o que foi comprado e o que será entregue por meio do arquivo da nota fiscal. 

Ter essa funcionalidade no sistema faz com que a operação seja mais rápida e evita que erros aconteçam. 

O cadastro de produtos de um supermercado também merece atenção especial, por se tratar de um segmento que trabalha com um mix de produtos muito grande, no momento de escolher o software de gestão para supermercado, veja se essa funcionalidade permite a vinculação de produtos, por exemplo. 

São pequenos detalhes que contam, e que no final irão representar um ganho expressivo de produtividade no final do dia do seu supermercado. 

Que ver um exemplo simples? A função de preços iguais, que consiste em vincular produtos entre si, dando a possibilidade de alterar os preços de todos esses produtos de uma vez só, a partir de uma função o sistema alterará o preço dos demais produtos vinculados. 

Para um supermercado com diversos produtos de preços iguais, mas que mudam apenas o sabor, por exemplo, gelatinas e sucos, essa simples função é fundamental para economizar tempo no processo de alteração de preços. E isso é apenas um exemplo. 

Por isso, procure um fornecedor que seja focado no seu negócio. Provavelmente você vai se surpreender com ferramentas que nem sabia que existiam.

3. Estrutura

Qual será a estrutura necessária para utilizar o software?

É importante avaliar os equipamentos necessários para a utilização do sistema de gestão. Esse quesito pode variar muito de software para software, principalmente porque atualmente existem vários sistemas em nuvem, que não exigem um servidor local, possibilitando economia.

Se você é um supermercadista com uma loja e for optar por um sistema simples, a opção do software em nuvem é excelente. Assim, você não precisa se preocupar com investimento em servidor, backup, nem funcionários capacitados nesses assuntos.

Mas se seu caso for um supermercado maior, com uma operação mais complexa, o software local tem suas vantagens, uma vez que não depende da internet para funcionar – ou seja, sua loja não para. 

Nesse caso, é importante ter pessoas capacitadas para resolver os problemas do dia a dia, como configuração de estações de trabalho, manutenção no servidor e etc.

Avalie também licenças de softwares necessárias, como o Windows, banco de dados pagos, etc. É importante colocar na conta esses custos. 

Sistemas que trabalham com softwares livres têm uma grande vantagem, pois reduzem custo – é o caso do Linux. 

Imagine ter que comprar uma licença de windows para cada PDV do seu supermercado se você pode ter a opção de utilizar um software livre.

Outro ponto importante são os equipamentos que trabalharão juntos com o software de gestão. É importante avaliar se todos eles já estão homologados e funcionando bem com o sistema. 

Os equipamentos são complementares à utilização do sistema, trabalhando juntos, a produtividade e segurança são otimizadas. 

Os equipamentos que trabalham com o software de gestão são:

  • Equipamentos de loja para PDV;
  • Equipamentos de salão;
  • Equipamentos de açougue;
  • Equipamentos de padaria;
  • Equipamentos de segurança;
  • Como escolher os equipamentos de loja.

Confira a lista completa nesse artigo

4. Legislação

Na hora de escolher o software de gestão para supermercado é fundamental que você procure um que atenda às exigências da legislação brasileira. 

Para o supermercadista isso é muito importante, pois no Brasil temos uma carga tributária complexa e o não cumprimento pode gerar problemas, como multas e impossibilidade de emissão de notas.

Portanto é fundamental que você escolha um software de gestão que atenda às obrigações fiscais no seu PDV, isso evitará dores de cabeça e novos custos para regularização.

Para o supermercadista, o cadastro de produtos é a principal fonte de informação para a circulação de mercadorias. 

Por isso, no momento de escolher o software de gestão do supermercado deve ser considerado se o mesmo atende as obrigações acessórias da classificação tributária dos produtos. Essa vantagem evita retrabalhos e problemas com a Receita Federal.

Como foi falado no parágrafo anterior, um supermercado conta com um número muito grande de itens e a tributação varia de produto para produto. Portanto, é essencial ter um sistema que esteja preparado para atender essa demanda.

Contar com um software de gestão que esteja integrado a soluções de validação tributária do cadastro de produtos é interessante. Essas empresas contam com uma equipe de contadores e especialistas que cuidam do seu cadastro e o atualizam de maneira automática. 

5. Implantação, Suporte e Serviços

Já avaliou os problemas que você quer resolver? O software atende as particularidades do seu supermercado? A estrutura necessária e as obrigações legais? Agora é hora de pensar na ação!

O sistema de gestão é apenas uma ferramenta. São as pessoas que vão utilizá-lo e vão criar valor com o mesmo. Portanto, muita atenção nesse passo.

É importante prestar atenção no processo de implantação. Por isso, se envolva no processo, engaje seus funcionários.

Nossa dica é implementar, em um primeiro momento, o básico. E ao longo do tempo definir a implantação de melhorias e novos processos. As pessoas têm de acostumar com a ferramenta e enxergar seus benefícios.

Além da implantação é fundamental o formato de suporte e atendimento ao usuário, pois é com ele que sua empresa vai conviver no dia a dia. 

Lembre-se que ERP não é apenas produto, é serviço também. Um dos principais erros ao escolher um software de gestão é avaliar somente o sistema e se esquecer de avaliar os níveis de serviço da empresa.

Uma dica para este momento é solicitar à empresa indicadores do suporte e os acordos de níveis de serviço (SLA – service level Agreement em inglês). Se a empresa não tiver, já é um mau sinal.

6. Integrações

No mundo moderno de varejo de hoje, a integração do comércio eletrônico e do ponto de venda é algo que todos os varejistas precisam considerar se desejam levar seus negócios para o próximo nível.

A integração não apenas otimiza a experiência de compra para seus clientes, mas também oferece muitos benefícios para ajudá-lo a gerenciar seus negócios: seu objetivo final é aumentar seu potencial de receita e reduzir seus custos operacionais.

Veja alguns benefícios da integração

  • Economize tempo e dinheiro

A melhor parte da integração de sistemas é a capacidade de automatizar quase todos os seus processos, sem estresse. Quanto mais você integrar seus sistemas, maior será a probabilidade de seus processos simplificarem.

  • Alta precisão e consistência

A integração coloca todas as suas informações em apenas um sistema. Isso facilita a equipe existente e oferece a qualquer equipe nova uma curva de aprendizado menor. 

  • Vantagem competitiva

As opções de relatórios flexíveis e fáceis de usar ajudam a manter uma vantagem competitiva e a maximizar suas oportunidades de receita. Os componentes de rastreamento da integração do sistema mantêm você atualizado sobre tudo o que precisa saber: quais produtos vendem melhor e quando você precisa comprar ou descontar algo. 

Você também pode acompanhar sua publicidade e promoções de clientes, descontos, etc. para monitorar todos os seus investimentos e os benefícios diretos para os seus negócios.

7. Fornecedora do Sistema de gestão

Por último, mas não menos importante, é preciso avaliar a fornecedora de software. Não é como um fornecedor de mercadoria que você pode trocar de uma hora para outra. 

Por isso, é fundamental que você estude seu histórico, as referências de clientes (várias de preferência) e seus reconhecimentos no mercado.

Procure em associações e entidades softwares reconhecidos e homologados. No caso de supermercados, são realizadas premiações importantes, que ajudam os supermercadistas a escolherem.

Você não vai colocar sua empresa na mão de um aventureiro de mercado, vai?

Portanto, não se deixe levar por uma diferença pequena de preço, uma empresa que conta com estrutura, profissionais capacitados e bons produtos pode ter um preço maior, mas realmente qualidade custa mais caro.

Além disso, o sistema de gestão não é apenas um produto que você consome, existem as pessoas no atendimento e desenvolvimento que serão acionadas quando você precisar. 

Assim, avalie com cuidado a fornecedora do sistema de gestão que você vai colocar na sua empresa. Se a fornecedora de software atende essas demandas, você terá feito uma boa escolha.

Escolher o software de gestão para supermercado é um desafio

Espero que essas dicas tenham te ajudado a escolher o software de gestão para supermercado. Seguindo esses pontos você terá uma base de critérios que devem ser atendidos no momento de fechar o contrato.

Se está no caminho de implementação de um novo software de gestão para sua loja, não deixe de ler nosso artigo “Como escolher um software gestão para supermercado?”.

Está pronto para escolher o software de gestão ideal para sua loja? Deixe nos comentários sua opinião.

Tem dúvidas ou sugestões? Fale conosco pelo Fórum InfoVarejo!

Publicidade