8 principais relatórios gerenciais para supermercado

No dia a dia de um negócio contar com informações atualizadas sobre o andamento e os resultados dos processos é fundamental para que o supermercadista faça uma gestão eficiente da sua empresa. Dessa forma, os relatórios gerenciais para supermercado se tornaram essenciais para a tomada de decisões rápida e o aproveitamento de oportunidades.

8 principais relatórios gerenciais para supermercado

 

Essas dados fornecem ao gestor a possibilidade de analisar de forma clara e objetiva como está o andamento de cada setor da sua empresa, e assim criar ações para otimizar processos, controlar desperdícios, perceber erros e conseguir melhores resultados.

Os relatórios gerenciais para supermercado dão a visão do negócio para o supermercadista.

Mas afinal, o que são relatórios gerenciais para supermercado?

Podemos dizer que relatórios gerenciais são os documentos que apresentam avaliações do desempenho de determinado setor da empresa ou da operação em geral. As informações nesses relatórios precisam ser úteis para o gestor, servindo para a tomada de decisão ou planejamento das ações do negócio.

Relatórios gerenciais para supermercado precisam ser confiáveis, isso quer dizer que os dados apresentados devem ser atualizados e objetivos. Uma boa forma de conseguir bons relatórios é criar um padrão e estabelecer um objetivo que deve ser buscado em cada documento, esse fato favorece inclusive a comparação entre diagnósticos.

Importância dos relatórios gerenciais para supermercado

O proprietário deve gerenciar e se envolver a maior parte do seu tempo, preferencialmente nos assuntos estratégicos da empresa. Dedicar seu tempo a resolver os grandes problemas do supermercado, seja planejar expansão ou formas de atrair mais clientes para a loja.

A operação deve caminhar sozinha. Para isso servem os relatórios gerenciais para supermercado, é uma forma fácil e rápida de acompanhar a operação. Se você criar esse hábito e contar com as ferramentas corretas, em poucos minutos você certificará que a operação está sob controle.

É importante lembrar que para ter relatórios você precisa contar com um sistema de gestão.

Bom, agora que já falamos da importância dos relatórios gerenciais para supermercados e sua definição, vamos dar mais um passo e vamos focar nos relatórios importantes para o acompanhamento, principalmente, do gestor principal da loja. Os relatórios operacionais serão abordados em posts futuros.

Conheça os 8 principais relatórios gerenciais para supermercado:

1. Volume de vendas

A primeira preocupação do supermercadista é ter certeza que o dinheiro está entrando.

Portanto, acompanhar as vendas é essencial. De preferência utilize relatórios que já realizem comparação com o mesmo período do mês anterior e com o mesmo período do ano anterior. Dessa maneira você saberá de maneira rápida a tendência das suas vendas.

2. Ticket médio

Outra informação interessante de acompanhar é o ticket médio. Que corresponde ao valor de venda médio por cliente, ou seja, quanto cada consumidor gasta por compra na sua loja. No caso de supermercado é o volume de venda dividido pelo números de clientes, ou cupons.

Acompanhar a evolução desse indicador é importante, pois você consegue perceber padrões e principalmente o impacto de ações de marketing.

Esse relatório ajuda a desvendar situações que aconteceram muito nesse período de crise como “por que minha loja continua cheia, mas as vendas caíram muito?” O ticket médio explica: os clientes passaram a comprar quantidades menores e produtos de menor valor.

3. ABC de venda

Ainda preocupado com a venda, começando a analisar o negócio com mais profundidade temos o relatório indispensável que é o ABC de vendas.

Basicamente o relatório classifica os produtos por volume de vendas e realiza um cálculo de proporção daquele produto em relação às vendas totais.

Por exemplo:

8 principais relatórios gerenciais para supermercado

 

Repare nesse exemplo que 85 produtos, 10% do mix, corresponderam a 50% das vendas. Ou, 294 produtos, 34% do mix, corresponderam a 80% das vendas.

Por que o ABC de vendas é tão importante?

Simples. Porque você vai perceber que grande parte da sua venda está concentrada em poucos produtos. E isso significa que você deve redobrar a atenção com esse produtos, ou seja, você deve conferir o abastecimento do estoque, realizar uma boa negociação do preço com fornecedor, e analisar se a precificação e tributação estão corretas.

É a tal lei de Pareto, que acredita que 80% das consequências decorrem de 20% das causas. Observamos no mercado um padrão interessante: 80% das vendas estão concentradas em 20% dos produtos. É impressionante como esse padrão se repete não só em supermercados como em outros tipos de varejo!!

Na prática, em um supermercado que conta com 4.000 produtos, 80% da venda vem de 800 produtos. Os outros 3.200 produtos, você pode contar com a tecnologia para te ajudar, estabeleça parâmetros no seu software de gestão para definir a margem de lucro desejada, e não precisa perder muito tempo negociando, utilize por exemplo um sistema de cotação web (link) que dar rentabilidade.

Enquanto isso, você foca naqueles produtos que realmente importam. Esses não podem faltar na prateleira, se faltarem é ruptura e perda na certa!

4. Contribuição Marginal

Entrando mais a fundo na análise dos produtos e rentabilidade o relatório de contribuição é essencial para ajudar o gestor a enxergar de onde vem a lucratividade do supermercado.

Basicamente a contribuição marginal de um produto corresponde à diferença entre seu custo e o preço de venda. Ou seja, contribuição marginal é o valor que sobra, da venda de um produto, para o supermercadista pagar as todas as despesas da loja.

No relatório de contribuição marginal é interessante analisar tanto em R$ quanto em % do produto.

Outro recurso interessante é classificar pelas famílias de produto. Assim você conseguirá enxergar a lucratividade por setor da empresa, e se seu software de gestão, contar com relatórios avançados, você conseguirá ir aprofundando na análise, da categoria para os produtos e assim por diante.

Saiba tudo sobre cadastro de produtos! Baixe gratuitamente nosso guia cadastro de produtos.

Veja nesse exemplo, hipotético, abaixo:

8 principais relatórios gerenciais para supermercado

 

Nesse exemplo acima, temos a seção Cereais com venda de R$ 17.685,61 e margem de contribuição de 26%. No entanto, é fácil ver que o produto que mais vende é o Feijão Carioca C (de amarelo), mas com margem de 19%, enquanto todos os outros estão com margem de cerca de 30%. Fica fácil ver que o Feijão Carioca A (de verde), mesmo vendendo bem menos, praticamente um terço da quantidade do Carioca C, gera uma margem de contribuição praticamente no mesmo valor.

Analise a tabela e veja outras possíveis análises! O que você faria se fosse o varejista?

Viu, com esse relatório fica fácil enxergar os resultados da sua loja não fica?

É importante lembrar que é fundamental que sua empresa insira os dados corretamente. O relatório é consequência das informações inseridas, se esse campo for preenchido incorretamente não será possível fazer essas análises.

Veja nesse artigo a importância do cadastro de produtos bem feito.

5. Relatório de rupturas

Você já sabe a importância de evitar rupturas? Falamos bastante nesse artigo.

Entre os relatórios gerenciais para supermercado há um que funciona como forma simples de acompanhar e evitar que rupturas aconteçam.

Basicamente esse relatório destaca os produtos que não tiveram movimentação no dia, ou tiveram movimentação menor em um % parametrizável, em relação a média dos últimos dias.

É interessante que seu sistema de gestão permita parametrizar essas variáveis da forma que se encaixar melhor para sua realidade.

Normalmente esse relatório deve ser utilizado de forma diária pelo gerente da loja. Tem que incluir na rotina do dia a dia do colaborador.

Já falamos muito sobre vendas e análise de produto. Agora vamos visitar outros setores do supermercado.

6. Fluxo de caixa e previsão financeira

Para gerenciar um supermercado com sucesso é fundamental administrar o capital de giro, isso porque o supermercado lida com grande volume de produtos, e portanto, valores, ao mesmo tempo que a margem é apertada. Ou seja, qualquer erro de cálculo pode comprometer a margem imediatamente.

Para a sorte dos supermercadistas, a natureza da operação é favorável, pois normalmente se compra do fornecedor com um certo prazo para pagamento – ideal que seja maior ao prazo de venda e recebimento da mercadoria. E o supermercado recebe à vista… opa, quase isso! Com o aumento de uso de cartões de crédito essa realidade tem mudado, não é mesmo?

Então, é importante utilizar o relatório de previsão de fluxo de caixa para planejar o caixa diário dos próximos, digamos, 30 dias. Assim, você conseguirá negociar melhor com fornecedores, agendando o pagamento para dias que você terá caixa.

Normalmente nesse relatório temos três informações: os pagamentos previstos para o dia (saídas de caixa), os recebimentos previstos, que são normalmente o recebimento de cartão; e na terceira coluna a previsão de venda a vista baseada no histórico passado. Assim, somando os recebimentos e subtraindo os pagamentos do dia, temos o saldo líquido do dia.

Acompanhando o capital de giro você conseguirá orientar melhor os setores de compras para negociar melhores datas com fornecedores, assim como não cair em armadilhas como: faltar dinheiro e entrar no cheque especial do banco, que terá um custo enorme.

A rentabilidade do supermercado é apertada, se houver falhas na administração do capital, a margem ficará comprometida.

7. Apuração de impostos

Um dos principais impostos que o varejista paga é o ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, cuja alíquota varia entre 4% e 25%.

É um dos impostos mais complexos, uma vez que existem várias exceções, regimes especiais por tipo de produto, além do regime de substituição tributária, que substitui a responsabilidade pelo pagamento do tributo, antecipando o recolhimento aos cofres públicos.

Por essas e outras razões, é importante ter um trabalho sistemático e diligente sobre o cadastro tributário dos seus produtos, inclusive existem ferramentas que realizam isso para você, veja nesse artigo o que é um sistema de validação tributária.

Voltando ao assunto, o relatório de apuração de ICMS vai mostrar para você o crédito de ICMS gerado nas compras e o débito gerado com as vendas, a diferença será o valor devido. O interessante de acompanhar esse relatório é filtrar/ordenar por produto, família de produto, período, fornecedor, CFOP.

A dica mais importante é emitir periodicamente durante o mês para acompanhar o montante de impostos devido, e conferir alguma inconsistência para, caso encontre algo, consiga resolver ainda no mês corrente.

8. Plano de Contas

Por fim, não poderia faltar o bom e velho plano de contas gerencial. Também conhecido como DRE (demonstrativo de resultados do exercício) gerencial.

O plano de contas gerencial pode ser é definido como a ferramenta para o gestor lançar as despesas e receitas da empresa, isso pode ser feito por planilhas ou documentos, desde que seja feito de forma organizada, possibilitando a leitura clara dos resultados do negócio.

A principal característica do plano de contas gerencial é o seu detalhamento, por isso, deverá ser criado em vista às atividades da empresa.

O plano de contas contém cálculos totalizadores e analíticos com descrições completas para a interpretação do supermercadista. É necessário estabelecer um padrão e uma ordem de criação com espaçamentos entre as contas, para no caso de precisar acrescentar alguma outra analítica, ter como incluir sem desconfigurar o plano por completo.

Quer saber mais sobre plano de contas? Veja esse artigo.

8 principais relatórios gerenciais para supermercado

Conclusão

Esses são relatórios gerenciais para supermercado indispensáveis para uma gestão básica. Como o negócio é comprar e vender mercadorias em larga escala, é importante ter formas de acompanhar de maneira ágil. Entretanto, para realizar uma análise profunda é necessário contar com um sistema que lhe proporcione isso.

Vale destacar que o relatório é consequência da imputação de dados, por isso é importante utilizar um sistema de gestão de forma correta e engajar todos os funcionários a utilizarem corretamente a ferramenta.

Se você quer saber mais os motivos de se utilizar e dicas em software de gestão para supermercados, baixe gratuitamente nosso Guia de sistema de gestão para supermercado.

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