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Como controlar minhas vendas em cartão?

Escrito por Gabriel Junqueira | 06/07/2017
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O advento de novas formas de pagamento trouxe várias facilidades, veja este artigo sobre vantagens das vendas em cartão. Paralelamente, surgiram também algumas complexidades que o varejista não estava acostumado.

Como controlar minhas vendas em cartão?
Basicamente, o fato do recebimento não ocorrer no ato da venda e nem no valor integral, faz com que muitas empresas não saibam que estão perdendo dinheiro nas vendas, isso porque não é realizado o controle adequado.

Da mesma forma que a operadora de caixa, em uma venda em dinheiro, confere as notas e moedas recebidas pelo cliente, a empresa precisa definir e executar processos para garantir que a operadora de cartões repasse corretamente todos os valores.

Simples assim. Mas não tão simples, pois conforme informamos, o valor da venda não entra no momento, se débito em D + 1, se crédito então, D+28, e nem no valor integral, pois existem os descontos referentes aos serviços das operadora (taxas, tarifas de aluguel e juros de antecipação). E por fim, se o volume de vendas na sua loja é muito alto, esse processo de conferência manual se torna inviável.

Antes de apresentar as maneiras de controlar as vendas em cartão, temos que definir as conferências existentes:

1 – Conferência de vendas: Conferir se todas as vendas foram processadas pela operadora e serão creditadas na sua conta, conferindo o valor bruto.

2 – Conferência da taxa da venda: Verificar se estão corretas as taxas de serviço da operadora cobradas em todas as vendas. Ou seja, confere-se o valor líquido de cada venda.

Lembrando que a taxa varia de bandeira para bandeira e que, em caso de vendas parceladas, existem outras taxas. Além das tarifas de aluguel de máquina e etc.

3 – Conferência de recebimento: Ter a certeza que o que está no site da operadora para pagamento, realmente foi efetuado.

 

Então, como controlar as vendas em cartão?

Existem várias formas, vamos apresentar 4:

1. Arquivando comprovantes

Se sua loja usa a maquininha (POS), você precisará arquivar todos os comprovantes de transações efetuadas ou o balanço diário das vendas da maquininha.

Por meio desses comprovantes é feito a conferência das vendas da maquininha com as vendas registradas no site da operadora. Esse processo normalmente é realizado no dia seguinte as vendas, para não acumular muito trabalho.

Atente-se ao fato de que essa é apenas a conferência de vendas, a conferência da taxa das vendas não é possível sem ter muito trabalho. O que pode ser feito é conferir por amostragem, pegar uma venda, analisar o valor líquido vs. o valor bruto e checar se a taxa está correta.

2. Utilizando o TEF

Se sua loja utiliza o TEF, o sistema gera um relatório das vendas em cartão de determinado período.

Dessa forma o controle é feito de maneira mais rápida e fácil, pois o confronto das vendas é realizado emitindo um relatório do TEF no dia desejado e confrontando com os valores no site da operadora. Ou seja, eventuais erros nos lançamentos de vendas são encontrados rapidamente.

Mas, novamente, dessa maneira será apenas realizada a conferência de vendas (valor bruto).

3. Usando um software de gestão ERP

Se sua loja conta com um software de gestão ERP especializado no varejo, você consegue realizar a conferência de vendas e a conferência da taxa de venda com mais facilidade.

Para isso, basta cadastrar os cartões no sistema com a respectiva taxa, por bandeira e por modalidade (à vista, parcelado de 2 vezes, etc). Assim, toda venda realizada no PDV subirá automaticamente para o sistema de gestão, que por sua vez, registrará esse recebimento e já descontará a taxa, fornecendo um relatório de vendas com valor bruto e valor líquido (descontando as taxas).

Normalmente, o trabalho consiste em, no dia seguinte, emitir um relatório do ERP com os recebimentos em cartão e conferir com os valores registrados no site da operadora.

É um relatório espelho, o saldo do valor bruto (conferência de vendas) e o saldo do valor líquido (conferência da taxa da venda) devem estar iguais aos da operadora. Se não bater, o lançamento divergente deve ser encontrado.

Ainda com um software ERP será possível realizar a conferência de recebimento, pois toda venda em cartão gera um lançamento no contas a receber com a data futura (de acordo com o cadastro realizado). No dia do recebimento, o extrato do banco tem de bater com os lançamentos do sistema.

Ou seja, com um software de gestão o risco de erros e fraudes reduz muito. No entanto, se sua loja tem muito recebimento em cartão esse processo pode tomar demasiado tempo da sua equipe – ao mesmo tempo que, pelo alto volume, o prejuízo potencial é cada vez maior.

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4. Conciliador de cartões

Outra maneira de controlar as vendas em cartão é utilizar um software de conciliação de cartões.

Um software conciliador de cartões resume esse processo em poucos passos. O sistema busca, através dos arquivos das operadoras, as vendas realizadas e confere as taxas e tarifas cobradas.

O próprio software faz o trabalho de conferência das vendas e a conferência da taxa de vendas de forma automática, apontando apenas as divergências.

Além disso, essas ferramentas conseguem identificar outras cobranças como as tarifas de aluguel de Pinpad/POS.

Se o software de conciliação de cartões estiver integrado ao seu software de gestão ERP, ele já realiza a baixa de todos os lançamentos das vendas em cartão no módulo financeiro, de maneira automática. Ou seja, ganha-se tempo da equipe.

Principalmente para empresas que tem um grande volume de transações em cartão ou que vende parcelado, a ferramenta de conciliação de cartões ajuda muito, pois uma conciliação manual nesses dois casos, se mostra impraticável no dia a dia.

Fechamento de caixa

Uma coisa é certa, deixar de controlar as vendas em cartão, é como receber uma venda no caixa e não conferir as cédulas de dinheiro. Ou seja, não tem como omitir essa obrigação!

Atenção! Além do controle de vendas em cartão, atente-se ao processo de fechamento de caixa, pois ele é fundamental para que todas essas conferências sejam realizadas com eficiência. O fechamento de caixa garante que seu caixa receba todas as vendas e que as mesmas estejam organizadas por forma de pagamento.

Ou seja, fechamento de caixa é o primeiro processo de conferência, para ter certeza que o que foi vendido foi registado pelo operador de caixa. Escrevemos um artigo dedicado a esse tema, caso tenha interesse, veja esse artigo sobre fechamento de caixa.

Melhore a gestão financeira da sua empresa, tenha certeza que os recebimentos estão corretos!


Ficou com alguma dúvida sobre o controle das vendas em cartão? Escreva para contato@infovarejo.com.br

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