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Comprando melhor: vantagens em usar um software para fazer o pedido de compra

Escrito por Paulo Nani | 10/04/2017
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Utilizar o pedido de compras como a base para o seu processo de compra ajudará seu supermercado a escolher os melhores produtos com os melhores preços.

Podemos dizer que, basicamente, o pedido de compras é um documento que formaliza quais foram os produtos, quantidades, preços e condições de prazo e pagamentos acordados entre o comprador e o fornecedor. Quer saber mais? Falamos detalhadamente sobre o que é um pedido de compra nesse artigo.

Comprando melhor: 6 vantagens de usar um software para fazer o pedido de compra

Pedido de compras e o poder de Negociação 

Utilizar um software para realizar um pedido de compras vai ajudar ainda mais durante a negociação com o fornecedor. O principal benefício de usar um sistema para realizar o pedido é o poder de negociação que este oferece. Informações importantes serão fornecidas para que você consiga as melhores condições junto ao fornecedor.

Comprar bem significa, não só conseguir o melhor preço e condição de pagamento, mas escolher os produtos que terão saída na loja, reduzindo assim a necessidade de capital de giro, e aumentando a rentabilidade do negócio.

Abaixo listamos as principais vantagens que usar um software vai oferecer à sua equipe de compras:

1. Giro do produto

Saber qual a rotatividade de um produto será um ponto decisivo na hora de avaliar se deve ser comprado ou não. Utilizando um sistema para realizar o pedido de compras, ele fornecerá informações sobre o giro do produto pesquisado, oferecendo assim informações que vão determinar se é o momento certo para fazer uma compra.

O software vai proporcionar o acesso aos dados que indicarão qual a quantidade sugerida para determinado pedido.

Situação prática: fornecedor oferece uma condição especial de preço se sua loja comprar uma grande quantidade. Você precisa consultar no momento qual giro do produto, pois dependendo o mesmo pode ficar encalhado ou até perder, em caso de produtos perecíveis.

2. Produtos similares

Na hora de fazer uma compra é fundamental que o responsável por isso saiba qual a real necessidade do supermercado. Sabendo disso e com a utilização de uma ferramenta automatizada, o comprador terá acesso aos produtos similares do produto negociado.

Essa prática será importante para ajudar o varejista a não comprar mais produtos de uma categoria que a loja esteja com estoque.

Situação prática: fornecedor oferece o Sabonete A, pois o estoque da loja está baixo. No entanto, ao realizar no pedido, o software avisa que o Sabonete B, produto similar ao Sabonete A, está com uma grande quantidade de estoque. Evita-se uma compra desnecessária.

3. Outros fornecedores do mesmo produto.

Assim como acontece no tópico anterior, usar um bom software de gestão para realizar seu pedido de compra dará a você informações sobre os fornecedores possíveis para a compra de determinado produto. Isso será de grande importância na hora de negociar preços e condições de entrega.

Basicamente você não terá que ficar preso a apenas um fornecedor, pois saberá onde encontrar outras opções para atender as suas necessidades de compra, inclusive consultando os preços praticados por outro fornecedor.

Situação prática: fornecedor oferece um produto, o comprador, com um clique, consulta o preço de outros fornecedores que já atenderam a loja. Se o preço proposto não estiver competitivo, o comprador pode mostrar o preço para negociar uma condição melhor.

4. Sugestão de Preço

O sistema terá todas as informações sobre a compra, e isso será de grande ajuda na hora de precificar seu produto. Você pode saber mais sobre precificação, dando uma olhada nesse Guia gratuito sobre precificação.

O sistema fornece uma sugestão de preço de venda para o produto, com base no preço de compra e a forma de calculo definida no sistema (parâmetros).

Situação prática: com o preço oferecido pelo fornecedor, o preço de venda do produto não ficará competitivo. O comprador mostra para o fornecedor sua situação, negociando melhores condições para fechamento.

5. Concorrência

Se sua empresa pesquisa o preço do concorrente, você deve utilizar essa informação para comprar melhor.

Dentro do software é possível ter acesso ao preço coletado na concorrência. Essas informações serão necessárias principalmente na hora de determinar se a compra de determinada mercadoria estará dentro da sua política de compra e venda.

Situação prática: ao selecionar determinado produto, o comprador percebe que o preço da concorrência está muito abaixo, talvez estejam realizando uma promoção. Nesse momento, não faz sentido comprar esse produto que, ou ficará encalhado no estoque, ou não terá margem. É preferível sacrificar a margem produtos diferentes do da concorrência, atraindo a atenção do cliente.

6. Planejamento Financeiro

Outra importante vantagem da utilização de um software para fazer um pedido de compra é a possibilidade estabelecer uma integração com a área financeira. Consolidando um pedido de compra é possível você já inserir esse pedido no fluxo de caixa da sua empresa.

Assim você constrói um planejamento financeiro, fazendo com que o pagamento esteja programado mesmo antes da nota chegar até sua empresa.

Outras características do Software

O software de gestão deve se tornar uma ferramenta de trabalho do comprador. Para isso, ele deve fornecer as informações e atalhos de maneira fácil e intuitiva.

Portanto, é fundamental que, na “tela” de pedido de compra, ele tenha todas informações necessárias para a tomada de decisão ou seus atalhos.

Ter um software de gestão focado em supermercados é a dica principal para uma boa escolha. Além de ter as regras do negócio, ele evoluirá com o tempo e introduzirá as melhores práticas realizadas no mercado. Não só o produto escolhido, mas as pessoas envolvidas na prestação de serviços estão acostumadas e capacitadas no seu segmento.

Você sabe que o pedido de compra é a base para o Confronto XML?

Saiba mais sobre Confronto XML lendo esse artigo.

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