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Legislação no PDV, fornecedoras de software e os reflexos ao varejista

Escrito por Alcides Junqueira | 28/07/2016
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A fiscalização no varejo é cada vez mais presente e o fisco tem adotado novas estratégias de garantir o cumprimento de todas as obrigatoriedades. Dessa forma ter certeza do andamento correto da legislação no PDV (ponto de venda) é garantir que a empresa não sofra consequências legais.

Ao longo dos anos, observamos uma legislação cada vez mais abrangente e uma fiscalização crescente, exigindo mais profissionalismo e impondo uma série de obrigações e exigências para todas as partes envolvidas: varejistas, contadores e desenvolvedores de software, conhecidas como software houses.

Legislação no PDV, fornecedoras de software e os reflexos ao varejista
Nesse cenário, várias software houses não conseguem acompanhar a legislação, oferecendo ao mercado soluções paliativas e inseguras fiscalmente. Observa-se a existência de soluções tecnologicamente atualizadas porém muito genéricas, afastadas da real necessidade do varejista e, ainda por cima, carentes da segurança fiscal.

Por outro lado, soluções complexas são oferecidas por software houses consolidadas no mercado, que embora atendam a segurança fiscal, têm um custo de aquisição e manutenção acima da realidade para o pequeno varejista. Enfim, o varejo carece de opções simples, de baixo custo e que atenda, de fato, à complexidade legal.

O que diz a legislação sobre responsabilidade solidária e crimes contra a ordem tributária

Responsabilidade Solidária é o instrumento por meio do qual um agente responde em conjunto com outro por uma determina irregularidade. É o caso da corresponsabilidade entre o contribuinte (o varejista), o contador e a empresa desenvolvedora do software, quando contribuírem para o uso indevido de um software, visando a sonegação fiscal.

É importante estar ciente da legislação específica de cada Estado, entretanto uma lei federal está acima de todas, a de nº 8.137/90, que define crimes contra a ordem tributária. Dela destacamos o Art. 2º, inciso V: “utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública. Pena – detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.”

O impacto da solução fiscal e a importância da legislação no PDV

Atualmente existem três soluções fiscais a serem utilizadas no Ponto de Venda: NFCe, SAT e ECF, determinada conforme o Estado em que a loja esteja operando. Todo varejista, mesmo aquele que já tem uma solução fiscal implantada, deve ficar atento às constantes mudanças de legislação.

Para os Estados obrigados ao uso do ECF, há uma legislação específica para o seu software (PAF-ECF), que impacta no dia a dia: as alterações/ implementações não podem ferir a legislação, o que causa, às vezes, engessamento nas rotinas operacionais. Mesmo sendo uma legislação nacional, há diferenças entre os Estados que a adotam e que devem ser previstas no software.

O software tem muitas rotinas que existem exclusivamente em função do fisco, sem nenhum ganho para o cliente. A consequência disso é que o PAF-ECF é muito mais “pesado” do que poderia ser, pois exige uma instalação local com banco de dados com informações redundantes apenas para atender o fisco.

Até hoje, não há na legislação a previsão do uso da “nuvem” (internet). Adicionalmente, é exigido o cadastramento da empresa e registro de cada versão do software em cada Estado onde houver usuários. No caso de uso, pelo varejista, de versão de PAF-ECF não registrada no Estado em que o estabelecimento esteja, tanto ele quanto o desenvolvedor do software estão sujeitos a autuação e multa.

Por outro lado, para os Estados obrigados ao uso do SAT ou da NFCe, exige-se uma conexão estável com a internet e devem, também, obedecer ao estipulado na legislação. A grande diferença, comparado ao PAF-ECF, é que a utilização não engessa procedimentos operacionais e propicia uma operação mais simples. Essa tecnologia estabelece a conexão em tempo real com a Secretaria da Fazenda, que tem em mãos, instantaneamente, todos os dados das operações de venda.

Legislação no PDV: informações das compras e vendas na mão do fisco

O fato é que, independente da solução fiscal, todas as informações das transações comerciais estão nas mãos do fisco, seja em tempo real ou através do envio posterior. Além disso, elas devem ficar armazenadas por 5 anos, o que exige do varejista uma administração eficiente, raramente atendida. Esse é um dos fatores mais importantes, que é, muitas vezes, relegado a segundo plano. Não fique autoconfiante com a segurança e o backup das informações. Como diz um ditado antigo, é preferível precaver do que remediar!

Informações! Esta é a base do sucesso do varejista para administrar bem o seu negócio e o é também para o fisco. Tem se tornado comum diligências das Secretarias de Fazenda dos Estados na confrontação de transações entre contribuintes, bem como a detecção de movimentações suspeitas. O fisco tem em mãos tudo que a sua empresa compra e vende e, de forma análoga, a dos seus fornecedores!

Legislação no PDV: qualidade das informações prestadas

As empresas desenvolvedoras de software não devem cair na tentação de facilitar o seu trabalho deixando “brechas” no software para facilitar a vida de seu cliente, o varejista. É o barato que sai caro. Por seu lado, o varejista deve cobrar da software house um sistema consistente, que bloqueie as situações conflitantes com a legislação. Utilizar um software que aceita tudo é enganar a si próprio.

No caso dos usuários da NFC-e e do SAT, ter uma nota autorizada na Secretaria de Fazenda não significa que ela não possa ter informações que venham a gerar um futuro passivo fiscal. Esse é um dos motivos da dificuldade da posterior geração do SINTEGRA ou SPED, quando da transmissão dessa obrigação tributária acessória. Se a sua empresa não transmite através do seu sistema, pergunte ao seu contador como ele faz. Você pode ter uma surpresa!

Todas as informações prestadas precisam estar corretas, fato este nem sempre considerado como relevante por muitos varejistas, pois prestar informações incorretas equivale a não prestá-las. Não se engane, refazer lançamentos, reprocessar informações, acertar informações na “marra” tem uma repercussão imensurável. Lembre-se, o fisco tem 5 anos para ir atrás de sua empresa!

Depois de todas essas dicas, você deve ter percebido que se manter atento e adequado às leis, é sempre a melhor escolha. Se você ainda tem dificuldades de se manter atualizado com os aspectos  relativos a legislação, fique tranquilo! Criamos um material gratuito especialmente para você, clique aqui para baixar o Guia da Legislação no PDV.

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