A fiscalização chegou em minha loja. E agora?

A fiscalização presencial é uma atividade rotineira do fisco. Afinal, o papel do auditor fiscal é o de inspecionar o contribuinte quanto ao cumprimento da legislação tributária.

Para tal, ele busca evidências acerca do montante devido ao estado e se o mesmo foi devidamente pago pela empresa.

Essa ação da fiscalização acontece com todas as empresas, portanto, é importante estar preparado para que ela seja conduzida da melhor maneira por todos os envolvidos, seja em um supermercado, padaria, lanchonete ou mercearia.

Quem deve acompanhar o fiscal durante a fiscalização?

O primeiro passo é direcionar um funcionário de confiança para receber o auditor fiscal, que conheça bem a empresa e que entenda do processo de tributação estadual, federal e municipal.

Ao recepcionar o fiscal, solicite as credenciais do mesmo, sem ser autoritário, para comprovar de que não se trata de fraude, embora, geralmente, os fiscais já entregam o termo no início de fiscalização. Separe um local reservado para conversar com ele e evite que os outros colaboradores tomem ciência da fiscalização, para não tumultuar o ambiente.

Estar tranquilo é fundamental

É importante que o colaborador mantenha a calma e transmita segurança. Ele deve se portar com seriedade, ser reservado e manter o equilíbrio. Reforçamos a questão do comportamento, pois muitas pessoas ficam nervosas diante dessas situações, mesmo que não haja nada de errado.

É por isso que pode ser uma boa prática o dono não atender diretamente o fiscal. Deve ser evitado posturas que possam tumultuar o processo de fiscalização. Estar ciente que não se pode julgar sem ter provas e que todos têm direito a plena defesa, deve ser suficiente para manter a tranquilidade.

Entrega da documentação

Com as mudanças das declarações para o meio eletrônico, a maioria dos fiscais não solicita documentos e planilhas de controle e sim o envio dos arquivos para comprovar a defesa. Mas o fiscal pode pedir os livros fiscais e contábeis, notas fiscais, comprovantes de pagamentos de guias e, caso seja necessário, pode até levá-los com ele.

A entrega dos documentos deverá ser feita mediante protocolo e, nos casos em que a contabilidade seja externa, deve-se solicitar um prazo para entrega.

Lembre-se, qualquer dúvida com referência a documento ou planilha é motivo para que o mesmo não seja entregue. Deixe para que o contador ou o advogado analisem posteriormente toda a documentação e se preparem melhor para a apresentação da defesa.

Dicas para não ter surpresas com a fiscalização:

Algumas dicas de empresas que já passaram por processos de fiscalização e de contadores experientes fazem a diferença. Citemos algumas:

• Certificar se a sua contabilidade está em dia com a entrega das declarações: SPED Fiscal, SPED Contábil, DAPI, Declarações Municipais, dentre outras;
•  Manter um arquivo organizado das guias dos impostos pagos;
• Organizar os impostos atrasados, possuir um planejamento financeiro para quitá-los ou entrar com um pedido de parcelamento junto aos órgãos competentes;
• Garantir a cópia (backup) confiável dos arquivos eletrônicos XML e das declarações transmitidas;
• Manter de forma organizada os documentos em papel, em um local adequado, arejado e de fácil acesso, pois o prazo para guarda é de 5 (cinco) anos. Hoje existem no mercado empresas especializadas na guarda de arquivos;
• Lembre-se de que a tributação dos produtos no seu cadastro é a base para o cálculo de impostos. Por isso,cadastro de produtos correto é um segredo para evitar dores de cabeça. Também existem empresas que oferecem serviços para manter o seu cadastro de produtos com todas as tributações corretas.

Coloque em prática

Se o processo de fiscalização é um pesadelo para sua empresa, esse é um forte indicador de que o seu negócio corre sérios riscos. Estar em dia com a legislação é complexo e trabalhoso, mas vale a pena.

Fazendo a escolha certa de seu contador e de um bom erp de gestão, a empresa ficará mais organizada e otimizará os seus resultados. Afinal, dormir bem e tranquilo não tem preço!

Agora que você já sabe como se preparar para receber uma auditoria, pode ficar sossegado na hora de receber o fisco, não é mesmo?! Para ficar ainda mais tranquilo, baixe o Guia da Legislação no PDV e fique por dentro das mudanças e aplicações da lei no seu ponto de venda!

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