Software ERP

Como escolher um software de gestão para supermercado?

Escrito por Gabriel Junqueira | 20/04/2020
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Escolher o software de gestão (ERP), que será usado no seu supermercado é um processo difícil e deve ser feito com muita atenção pelo supermercadista. 

Diante de todas as opções que o mercado oferece, muitos empresários têm dúvida sobre a escolha do melhor ERP para supermercado.

como escolher um software-de gestao para supermercado

 

Um software ERP é fundamental para o supermercadista conseguir melhorar a produtividade do seu negócio, aumentando a eficiência da gestão e integrando os principais sistemas da sua operação.

Sistemas integrados funcionam melhor. Isso é, evitam erros e aumentam a lucratividade em todos os setores da sua loja. 

Diferente de outros tipos de produtos e serviços que seu supermercado consome, no momento de escolher um software de gestão para supermercado é preciso mais atenção nos seguintes fatores:

  1. Envolve informações da sua empresa – você vai lidar com informações privadas da sua empresa, faturamento, preços de custo, etc. Logo, é necessária atenção.
  2. Investimentos paralelos – muitas vezes são necessárias compras de equipamentos, licenças de software, melhorar o cabeamento da loja, etc.
  3. Custo relevante – engana-se o supermercadista que acredita que o custo de implantar um software de gestão é apenas o que ele pagará para a empresa. Um custo importante é o tempo de seus funcionários para colocar o software em produção. Além disso, ao mudar de software, você terá um custo relevante. 

Diferente de trocar de fornecedor de uma mercadoria, como o arroz, ou trocar de prestador de serviço de limpeza da loja, que envolve baixo custo, trocar de software de gestão tem um custo de mudança.

Portanto, muita atenção nesse processo para você não errar. Não tem como prever o futuro, mas tem como tomar alguns cuidados para não cometer erros evitáveis.

Antes de começar, duas dicas importantes:

1 – Tenha muito clara a razão da implementação de um sistema

Entender o motivo de compra do ERP. Isso tem de estar claro. Melhoria da operação? Melhorar o controle? Resolver algum problema específico?

O processo de compra de um software de gestão envolve esforço e implicará em investimentos e tempo da sua empresa. 

Portanto, ter claro os problemas que se busca resolver com o novo software de gestão é fundamental no início do projeto.

Faça um levantamento interno e discuta com sua equipe. Quais problemas devem ser resolvidos e priorizados na escolha do novo sistema? 

Os principais problemas que normalmente o supermercado encontra com seu ERP atual são:

  • Problemas no PDV (lentidão nas vendas, complexidade, erros);
  • Erros no sistema que trazem insegurança;
  • Inconsistência de dados no sistema;
  • Demora no retorno de problemas;
  • Atendimento e suporte ao usuário;
  • Falta de funcionalidades específicas para supermercados;
  • Atendimento às regras fiscais e tributárias, trazendo insegurança jurídica;
  • Lentidão do sistema, gerando improdutividade da equipe;
  • Dificuldade em integrar com outros sistemas, engessando a operação;
  • Mobilidade (acesso de qualquer lugar).

Por isso, antes de implementar um novo software de gestão, ter claro os principais objetivos que se busca com o investimento é importante. 

O processo de compra de um software de gestão é longo, pode demorar algumas semanas, até meses. 

Portanto, se você não tiver clareza dos pontos ao longo desse processo, pode haver confusão e ser levado por outras características que não são prioridades para o seu supermercado.

Se perder no processo de compra é relativamente comum, isso acontece pelo número de funcionalidades de diferentes fornecedores de sistema, que acabam tirando o foco do essencial do software e, portanto, da sua operação. 

O objetivo desse artigo é ajudá-lo a identificar os principais atributos e características que devem ser fortemente avaliados no momento da contratação de um sistema de gestão.

2 – ERP não é só ERP, também é processos e pessoas

Uma frase que gosto muito é a “Men have become the tools of their tools.”  em português, “Os homens se tornaram as ferramentas das suas ferramentas”. 

O que isso significa? Muitas vezes acreditamos ou temos a ideia errada de que um problema da minha empresa será solucionado com uma ferramenta. Achamos que ao colocarmos uma nova ferramenta o problema será resolvido. 

Esse pensamento faz com que esqueçamos da outra parte do problema.

Eu gosto de enxergar as ações gerenciais como um tripé: pessoas, processos e recursos. Ou seja, pessoas executam processos utilizando recursos.

O ERP, o software de gestão, é um recurso. Mas para usá-lo, sua empresa precisará de pessoas capacitadas e competentes para operá-lo e de processos definidos e otimizados.

Você pode contratar o melhor ERP do mundo, sem pessoas e processos adequados ele não funcionará. 

Então, antes de continuar lendo esse artigo, veja se seus principais motivadores para a mudança não são de fato problemas de pessoas ou de processos.

Deixando isso claro, pode ser que você chegue à conclusão de que a troca de sistema nem necessária é. Que tudo que você precisa é possível com o seu fornecedor atual.

Normalmente questões relacionadas a estrutura do software, como erros e inconsistência de dados, são mais difíceis de serem resolvidas no curto e médio prazo. Nesses casos, a troca de sistema pode ser uma boa decisão. 

Problemas em relação ao serviço do fornecedor, como atendimento, treinamentos e documentações, por exemplo, podem ser ajustadas no curto prazo. 

Portanto, é sempre bom sentar com o fornecedor atual, alinhar as expectativas, definir prazos de mudanças e acompanhar. Caso não se ajuste, a mudança será necessária.

Saiba como escolher um ERP para supermercado:

1. Procure por empresas que sejam focadas no seu negócio

Por ser um processo delicado, que envolve a gestão e as informações do seu supermercado, é importante avaliar se a empresa que está por trás da ferramenta é confiável e sólida.

Por isso, é essencial que você escolha uma empresa que esteja acostumada a atender lojas como a sua. Ou seja, procure sistemas que estejam habituados com  a operação de supermercados. 

Isso será importante no momento de solucionar uma dúvida, atender um quesito ou resolver um problema de operação do software.

Busque empresas que tenham certificados, premiações, que sejam reconhecidas no mercado. Você pode consultar associações e outros supermercadistas a respeito da empresa que você está contratando.

O segundo ponto a avaliar é o foco da empresa no segmento supermercadista. Isso é fundamental por uma série de razões. 

  • Desenvolvimento de funcionalidades focadas na regra de negócio de supermercados. Essas funcionalidades vão representar produtividade no final das contas.
  • Se a empresa for focada em supermercados, seus técnicos de atendimento, por tratarem somente situações do negócio, terão muito mais conhecimento da regra de negócio.

Mas mais do que isso, uma empresa que atende centenas de supermercado muitas vezes terá colaboradores que tenham muito conhecimento do negócio de supermercados, que podem trazer grandes insights e te ajudar no seu negócio.

2. Conheça sua necessidade

O software precisa resolver o problema de gestão do supermercado.

Se seu supermercado for maior, tem processos mais complexos e precisa de flexibilidade em executar um processo da maneira que lhe convém, um software completo com mais recursos irá te atender melhor.

Já se seu supermercado for menor e você precisa do software para realizar as operações básicas, ou caso você esteja buscando um sistema de gestão que atenda suas obrigações legais, como emissão de cupom fiscal e nota fiscal, um sistema simples e fácil de utilizar talvez seja a melhor opção.

Uma forma de avaliar é separar os módulos e verificar o que faz mais sentido para sua loja. Esses são os principais módulos a serem avaliados.

  • Vendas: o processo de venda, principalmente a eficiência e velocidade do PDV. Isso é tão importante para a operação do supermercado que criamos um tópico a parte.
  • Estoque: é o coração da gestão em um supermercado. Por isso, avaliar bem como funciona e se atende bem sua operação é fundamental. No módulo de estoque, a segurança e consistência das informações é essencial. 
  • Compras: é um dos módulos menos utilizados, mas que trazem mais resultados para os supermercadistas. Um bom módulo de compras sendo utilizado por compradores profissionais pode ser o diferencial da sua loja.
  • Precificação: não existe supermercado sem promoções e mudanças de preços constantes. 
  • Fiscal: no Brasil, a segurança fiscal é fundamental para o crescimento sustentável de qualquer negócio. Busque empresas que entendam bem da legislação e a acompanhem constantemente. 
  • Financeiro: uma boa gestão de supermercados passa por uma boa gestão de capital de giro. Para isso, um financeiro simples e fácil de usar é importante.
  • Relatórios: no final do dia, um bom ERP será um grande aliado para a tomada de decisões. Você fará isso por meio de relatórios.
  • Integrações: muitas vezes desconsiderado, é hoje um dos principais módulos a serem avaliados na escolha de um ERP. As integrações garantirão flexibilidade, velocidade, liberdade para implementar ações e inovações na sua loja. Além de, claro, possibilitar a transformação digital do seu negócio.

Aviso importante! Não caia na armadilha de, mesmo ainda utilizando pouco do ERP, buscar um sistema que tenha tudo de todos os módulos. Não só avaliar as funcionalidades, existem outras características importantes que devem ser consideradas no momento da escolha de um software de gestão.

3. A era da Nuvem

Os varejistas precisam se tornar mais ágeis, mas muitos são prejudicados por sistemas internos de TI que são difíceis de integrar com as novas tecnologias e têm custo alto de execução.

A computação em nuvem oferece uma maneira de você ganhar mais agilidade e vantagem na competição, principalmente com o comércio eletrônico. 

Se você está avaliando uma implementação de sistema em pleno 2020, faz todo sentido buscar soluções em nuvem, deixaram de ser tendência para ser o padrão de mercado há uma década. 

Migrar neste momento para uma solução que não seja nuvem, será uma grande perda de tempo, pois muito em breve uma solução em nuvem será fundamental, por uma série de fatores.

Vantagens de um sistema na nuvem:

Seguro e confiável

Duas das maiores preocupações dos varejistas são segurança e confiabilidade. Os varejistas querem saber que seus dados são seguros quando estão hospedados na nuvem e quão confiável é a infraestrutura de computação em nuvem.

Quanto à segurança, a nuvem cria novas preocupações de segurança, mas os dados armazenados na nuvem geralmente são mais seguros do que os armazenados localmente em seus próprios servidores. 

Além disso, os provedores de infraestrutura em nuvem usam um conjunto abrangente de controles de prevenção e detecção e procedimentos de backup para fornecer os mais altos níveis de segurança.

Operações aprimoradas

Seus clientes esperam uma interação personalizada com você, independentemente do canal. No entanto, muitos varejistas operam de maneira desarticulada devido a sistemas desatualizados que os impedem de integrar efetivamente operações e os cadastros de clientes.

Ao migrar para a nuvem, é muito mais fácil oferecer a experiência perfeita do cliente exigida pelos consumidores.

Maior visibilidade dos produtos

Graças à computação em nuvem, você pode obter uma visibilidade muito melhor de sua cadeia de suprimentos em toda a empresa, pois todas as partes dos negócios estão conectadas à nuvem.

Imagine conseguir consultar os dados da sua empresa, como as informações de estoque de qualquer lugar, na palma da sua mão.

Maiores insights sobre o desempenho dos negócios

Uma empresa de varejo gera uma quantidade considerável de dados, mas tradicionalmente esses dados foram fragmentados em silos funcionais e em diferentes sistemas de TI, o que dificulta a visualização do desempenho de sua empresa de varejo.

Ao migrar para a nuvem, você pode derrubar esses silos de TI e permitir que as informações fluam de maneira mais suave por toda a organização.

Inovação mais rápida

O mundo do varejo está evoluindo rapidamente, portanto você precisa de sistemas de TI que possam se adaptar para atender às demandas de negócios em rápida mudança. 

A nuvem tem grandes vantagens sobre a computação local nesse sentido, pois elimina o tempo que você gastaria em planejamento de capacidade, compras ou obtenção de aprovação do orçamento para despesas de capital associadas a um projeto de TI tradicional.

Custos operacionais mais baixos

Com a computação em nuvem, você paga apenas pelo que usa. Isso pode gerar uma grande economia nos custos operacionais, porque as taxas de utilização de hardware de computador interno costumam ser inferiores a 20%. 

Além disso, as atualizações de hardware e software são gerenciadas pelos provedores de serviços em nuvem, o que reduz novamente seu orçamento de despesas operacionais.

4. Fique atento à operação do PDV

ponto de venda do supermercado possui muitas particularidades e no momento de escolher o sistema de gestão para atendê-lo, você deve avaliar se o software atende todas as demandas desse setor da sua loja.

Um ERP para supermercado deve ter um sistema de frente de caixa que sempre esteja operando, isso é bem básico: se a operação no seu PDV parar, você não conseguirá realizar vendas no seu caixa, isso é prejuízo na certa.

O fluxo de movimentação no ponto de venda é intenso, isso significa que o sistema precisa operar com eficiência nos momentos de maior movimento do supermercado.

Para escolher um ERP para supermercado é preciso também ter certeza que ele conta com um frente de caixa que funcione OFFLINE, imagine um momento de queda da internet, sua operação de venda não pode parar não é?

5. Integrações com outros softwares e transformação digital

O software não precisa ter tudo, pelo contrário, não deve ter tudo. Isso porque temos uma infinidade de funções, e se houvesse um sistema que tivesse tudo, certamente ele seria muito complexo, caro e provavelmente, teria muitos problemas, uma vez que a dificuldade de dar manutenção e manter um sistema atualizado é proporcional a seu tamanho.

A facilidade de integração do ERP é um dos fatores mais importantes para a escolha de um ERP, mas também normalmente desprezado no momento da escolha. 

As integrações são fundamentais por uma série de fatores:

  • Tendência de utilizar cada vez mais sistemas de fornecedores especializados.
  • A facilidade de integração vai dar flexibilidade e velocidade para sua loja implementar inovações e mudanças.

Atualmente existem uma série de sistemas que são muito comuns em qualquer supermercado que está passando pela transformação digital. Contar com fornecedores de sistema especializado é um diferencial para garantir produtividade na sua loja. Veja os principais exemplos:

  • E-commerce: ferramentas que levam sua loja para o mundo virtual precisam estar integradas com o seu ERP de forma segura e eficiente. A loja virtual normalmente consome dados de produtos, estoque e preços, que são atualizados constantemente.
  • Gestão de clientes: ferramentas especializadas em aumentar as vendas na sua loja e gerar fidelidade com os clientes. 
  • Validador do cadastro tributário de produtos: são ferramentas que atualizam seu cadastro tributário de produtos de forma automatizada. Assim, você garante segurança fiscal e não precisa ter um especialista, que custa caro, dentro da empresa. Uma integração que serve para facilitar a sua vida no cadastro de produtos é um sistema de validação tributária (veja esse artigo explicando o que é validação tributária no cadastro de produtos). No momento de cadastrar os produtos você deve informar a tributação de cada um, sem uma automação o risco de erros aumenta consideravelmente.
  • Conciliador de cartões: é uma ferramenta que para o seu supermercado é fundamental, pois ajuda no momento dos lançamentos e controle das vendas realizadas em cartões. Esse sistema evita o pagamento de taxas abusivas e o mais importante: evita que o supermercadista não receba todo o valor das vendas.
  • Muitos outros sistemas: temos uma infinidade de sistemas, desde sistemas que automatizam a impressão de cartazes até que sugerem a quantidade de compra precisam de integrações robustas para entregar produtividade, velocidade e resultados a loja.

Qual é a forma mais moderna, eficiente e segura?

A maioria das organizações de varejo que existem há vários anos, ao longo do tempo, implantou uma mistura de tecnologias, sistemas de computadores e aplicativos para solucionar uma variedade de desafios de negócios. 

Os varejistas que dependem desses sistemas geralmente encontram problemas ao tentar adicionar serviços e software mais recentes, como aplicativos SaaS e APIs modernas. Às vezes, esses problemas podem ser resolvidos com integrações ponto a ponto entre os sistemas existentes. 

Porém, eventualmente, essas integrações ponto a ponto personalizadas criam várias dependências frágeis que complicam os sistemas e os tornam mais propensos a falhas.

Outro desafio para os varejistas no desenvolvimento de APIs é a falta de acesso a ferramentas eficazes para projetá-los, testá-los e monitorá-los, além de uma vibrante comunidade de desenvolvedores que pode fornecer feedback e insights sobre o design e os recursos das APIs. Isso é essencial para o desenvolvimento de APIs bem elaboradas.

Imagina implementar um ERP e depois descobrir que você não consegue integrar com o e-commerce e criar sua loja virtual? Você ficará engessado. Por isso, considere a integração como um dos principais fatores de avaliação. Não subestime esse tópico.

6. Serviços, a parte invisível

O sistema de gestão não é só produto, é serviço também. Principalmente na fase inicial de implantação e treinamento, você vai depender muito das pessoas da empresa que você contratou para fornecer o ERP.

O suporte é um quesito crítico. Normalmente não é avaliado no momento de contratação do sistema de gestão, mas depois que contratado é um dos quesitos mais utilizados no dia a dia.

Pergunte ao seu fornecedor se ele tem algum tipo de SLA (Service-level Agreement). Um contrato de nível de serviço (SLA) é um contrato entre um provedor de serviços e seus clientes que documenta quais serviços serão prestados e define os padrões de serviço que ele é obrigado a cumprir.

Os provedores de serviços precisam de SLA’s para ajudá-los a gerenciar as expectativas dos clientes e definir os níveis de gravidade e as circunstâncias nas quais eles não são responsáveis ​​por interrupções ou problemas de desempenho. 

Os clientes também se beneficiam dos SLA’s, porque o contrato descreve as características de desempenho do serviço – que podem ser comparadas com os SLA’s de outros fornecedores – e estabelece os meios para corrigir problemas de serviço.

Antes de contratar, peça que ele te mostre indicadores de atendimento, como grau de satisfação, tempo de espera, etc.

O que contempla os serviços no contrato de software de gestão, basicamente:

  • Suporte ao usuário – conforme comentado acima, é com o suporte que sua empresa conviverá na maior parte do tempo.
  • Retorno a problemas ocorridos no sistema – não existe sistema no mundo que não esteja imune a erros e bugs, o importante é a velocidade e eficácia na resolução.
  • Documentação ao usuário – isso garante produtividade para sua equipe.
  • Relacionamento – o seu fornecedor de software de gestão deve ser considerado como estratégico para sua loja. Ele será um grande aliado para implementar mudanças na sua empresa, além de cuidar dos seus dados.

7. Qualidade do sistema, a segunda parte invisível

Outras características que normalmente são pouco avaliadas pelos compradores de software de gestão são os atributos do software em si. Isto é, não o que o software tem ou faz, ou seja, as funcionalidades, mas sim, como ele funciona.

Os principais atributos do seu funcionamento são:

  • Incidência de erros;
  • Inconsistência de dados;
  • Lentidão/velocidade do sistema;
  • Retorno na solução de problemas.

Esses atributos influenciam diretamente na operação da sua loja e produtividade da sua equipe, além de claro, na segurança das informações para a tomada de decisões. 

É comum olhar muito para as funcionalidades do sistema, mas se o sistema apresenta erros, inconsistência de dados, lentidão, e pior, o fornecedor demora a corrigi-los, não adianta de nada. 

É como você tivesse um carro com todos opcionais, mas que, na prática funcionam mal. O carro vem com ar condicionado digital, mas o ar não esfria. 

Como analisar essas questões? Basicamente tem duas formas, pedindo a opinião de quem utiliza o sistema e solicitando ao próprio fornecedor essas informações. Saiba que essas informações são críticas para o negócio de qualquer software house, portanto, certamente ele as tem, se não quiser informá-lo, provavelmente é porque a notícia não é boa.

Escolher um ERP para supermercado é um desafio

O processo de escolha do sistema de gestão que será usado no seu supermercado é complicado, você deve analisar vários pontos e ter certeza que a escolha seja a mais correta para seu negócio. Seguindo esses tópicos você terá sucesso na hora de escolher um ERP para supermercado e assim conseguir bons resultados.

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