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Confronto entre pedido de compra e NFe (XML). O que é e como usar?

Escrito por Luiz Nominato | 05/04/2017
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Está com problemas no processo de recebimento de produtos em sua loja? Chega uma entrega e é aquela correria para encontrar a nota e colocar no sistema? Não sente segurança nas quantidades recebidas? E os preços? Tem certeza que o fornecedor enviou na nota o preço acordado? Já percebeu que qualquer erro pode transformar esse processo em uma grande dor de cabeça? Veja como o confronto entre pedido de compra e NFe ajuda sua loja.

Confronto XML no varejo. O que é e como usar?

O confronto entre pedido de compra e NFe existe para que esses problemas não aconteçam. Realizar uma comparação entre o que foi pedido e o que está sendo entregue, por meio desse arquivo vai agilizar, e muito, o processo de recebimento de mercadoria e de entrada de nota.

O que é o confronto entre pedido de compra e NFe?

Quando um fornecedor emite uma NF-e contra sua empresa é gerado um arquivo XML da nota, que chega por e-mail. Basicamente, o arquivo XML é a nota fiscal eletrônica em formato texto.

Quantidade, valor, descrição do produto, são informações que estão presentes nesse arquivo e importando esse XML é possível realizar uma conferência entre o que foi comprado e o que será entregue.

Realizar essa conferência pode significar uma melhoria no processo de recebimento de produtos, pois, como é gerada no momento do faturamento do produto, esse arquivo pode ser usado para evitar alguns erros antes mesmo do produto ser entregue em sua loja.

Alguns problemas que o confronto entre pedido de compra e NFe resolve?

Quantidade de produto errada: O fornecedor pode entregar uma quantidade errada do que foi pedida e esse erro pode acarretar prejuízos para o lojista.

Se for entregue produtos a mais, o famoso fornecedor “empurrando produto”, pode significar uma sobra do produto no estoque, o que pode causar perdas e resultar em prejuízos.

Se for entregue produtos a menos, é prejuízo na certa. Além de ter que comprar de outro fornecedor e do desgaste natural de fazer várias vezes a conferência no momento da entrega.

Nos dois casos, esse erro na entrega afeta diretamente o estoque, o que significa perda de vendas no seu negócio.

Produto com EAN novo: Mudanças nos EAN’s de produtos são constantes e se não detectadas podem afetar diretamente o controle de estoque da sua loja, afetando também o setor de compra e principalmente suas vendas.

Ao realizar o confronto entre pedido de compra e NFe, você terá acesso ao EAN que o fornecedor está colocando no produto, dessa forma é possível realizar um agrupamento de EAN, interligando os mesmos produtos que contenham EANs diferentes. Claro que para isso é necessário um software de gestão preparado para o varejo.

Produto errado: Com a grande quantidade de produtos que existem hoje no mercado, erros no envio de produtos podem acontecer com frequência. Ao importar o XML e realizar o confronto com o pedido é possível eliminar a possibilidade desses erros na entrega, eliminando a possibilidade de você receber um produto diferente do que foi comprado.

Preço errado: Por fim, também é possível confrontar se o preço que o fornecedor lhe cobrará é o acordado no pedido.


Dois processos

O confronto entre pedido de compra e NFe é composto por dois processos distintos. O primeiro deles é o confronto do arquivo XML da NF-e com o pedido de compra, o segundo confronto é o recebimento de produtos na sua loja (quantidade e itens) com o que foi faturado contra sua empresa, a nota fiscal (arquivo XML).

Vamos especificar cada processo:

1º Confronto: Arquivo XML vs. Pedido de Compra

Se você utiliza um software de gestão, é importante utilizar o pedido de compra, tanto por uma questão de produtividade para seu comprador, quanto de segurança e controle. Para saber os benefícios e como fazer um pedido de compra, confira esse artigo.

Antes de enviar a mercadoria para sua loja, o fornecedor irá faturar seu pedido. Nesse momento, você receberá a fatura e o arquivo XML da nota, via e-mail, ou se seu software estiver preparado, via software automaticamente.

O primeiro confronto é comparar o pedido de compra realizado no sistema com o arquivo XML da nota fiscal enviada pelo fornecedor.

O primeiro confronto deve ser feito antes do carregamento do produto chegar em sua loja, tornando-se assim um processo prévio da chegada do produto em sua loja. Informações de produtos, seus preços e quantidades, são conferidos nesse momento.

Ou seja, quaisquer divergências de quantidade, preço ou produto, já podem ser notificadas ao fornecedor para que o mesmo corrija antes mesmo de despachar o transporte.

Realizando a conferência do pedido com o arquivo XML, já será processado automaticamente as informações que serão conferidas na hora que a mercadoria chegar em sua loja.

2º Confronto: Recebimento do produto vs. Arquivo XML

Basicamente, esse processo consiste em analisar as informações da nota fiscal (via arquivo XML) e confrontar com o que chegou do carregamento.

Na prática

Dessa forma, seja por meio de um coletor de dados ou por meio de uma via cega, será possível realizar a conferência do que estará sendo entregue em sua loja, já usando como base informações da nota.

Por meio do coletor

Ao importar o arquivo e dar entrada nas informações da nota, o sistema já vai ter acesso aos tópicos que serão conferidos no momento da chegada do produto em sua loja. O funcionário responsável por receber a mercadoria terá apenas o trabalho de “bipar” cada produto com o coletor, sendo que a entrada no sistema e a conferência de dados já terá sido feita por meio do confronto entre pedido de compra e NFe.

Nesse formato, é interessante notar que o funcionário não tem acesso a quantidade da nota, ou seja, ele tem de contar os produtos, e se estiver divergente, o coletor não deixará prosseguir na entrada dos produtos. Nesse caso, o conferente tem de procurar o responsável para apurar a divergência. Com isso, a chance de erro cai consideravelmente.

Outra vantagem do coletor, é que você pode incluir uma data de validade mínima para cada tipo de produto. O conferente deve lançar essa informação. Se a data não estiver no período mínimo, o coletor rejeita esse recebimento.

Sugerimos esse formato do coletor, pois é mais produtivo e eficiente. Veja este artigo sobre coletor de dados.

Via cega

Se sua empresa não trabalha com um coletor de dados, você pode realizar o confronto entre pedido de compra e NFe e imprimir as informações para uma via cega. A via cega deverá conter todas as informações necessárias para a conferência da quantidade de produtos. A única informação que não consta na via cega é a quantidade.

Depois de realizada a conferência, o conferente deve ir à secretaria e solicitar que validem a via cega com a nota fiscal impressa.

Vale lembrar que tanto pelo coletor quanto pela via cega é obrigatório informar a data de validade. Utilizando um sistema de gestão próprio para o varejo o lojista consegue controlar os produtos com um vencimento próximo por meio de relatórios gerenciais.

Quer saber tudo sobre a nota fiscal eletrônica? Acesse gratuitamente nosso material exclusivo.

Controle total

Utilizando o confronto entre pedido de compra e NFe, você estará aplicando em sua loja um processo de recebimento de produtos baseado em duas conferências, os dados precisam ser os mesmos no pedido, arquivo XML e na chegada do produto (conferência por coletor ou via cega).

Dessa forma você transformará o recebimento de produtos em um processo mais seguro. Minimizando assim a possibilidade de erros tanto na parte fiscal, de notas, quando no controle de produtos e estoque em sua loja.

Esse é um bom exemplo de como a tecnologia pode ajudar o varejo. É fundamental que você conte com um software eficiente e preparado para realizar todas essas operações. O processo operacional se torna simples, mas do lado do software existem integrações, regras de negócios específicas e processamento rápido, garantindo a eficiência de todo o processo.

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Ficou com alguma dúvida? Mande sua pergunta para contato@infovarejo.com.br

Está preparado para colocar o confronto entre pedido de compra e NFe em prática na sua loja? Deixe um comentário.

 

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