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O que é o emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Escrito por Alcides Junqueira | 19/09/2016
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Você sabe o que é um emissor de Nota Fiscal Eletrônica? Esse conhecimento é muito importante para os varejistas, pois a emissão de notas é uma das atividades essenciais dentro do processo de venda de produtos. Por isso vamos explicar melhor sobre a NF-e e sobre o emissor de Nota Fiscal Eletrônica.

A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente, para documentar fiscalmente uma operação de circulação de mercadorias. Por meio da assinatura digital do remetente é garantida a sua autoria e integridade, proporcionando validade jurídica. Para utilizar o emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o contribuinte deverá dispor de Certificado Digital.

O que é o emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

O projeto da NF-e

O projeto da NF-e nasceu com o objetivo de implantar um documento fiscal eletrônico único no Brasil, em substituição a emissão da nota fiscal em papel. Se por um lado a NF-e contribui na evolução de processos do dia a dia dos contribuintes, por outro melhora as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Não há dúvidas que a integração e compartilhamento de informações racionaliza e promove uma modernização da administração tributária no Brasil.

Quais são as vantagens da NF-e?

Dentre inúmeros benefícios proporcionados pela adoção da NF-e citamos:

  • Ganho de produtividade: nas rotinas de recepção de mercadorias os sistemas podem extrair informações digitais da NF-e recebida, com redução de custos de mão de obra para efetuar a entrada de mercadorias e consequente minimização de erros de digitação;
  • Redução de falhas no recebimento de mercadorias: as informações da NF-e em confronto com o pedido de compras antecipa qualquer problema no momento do recebimento da mercadoria, além de facilitar e agilizar a conferência, principalmente com a utilização de um coletor de dados – confira o post “Ganhe produtividade usando o Coletor de Dados”;
  • Redução de erros de escrituração: eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
  • Automatização de processos: na geração das obrigações acessórias tais como a Escrituração Fiscal e Contábil, a confiabilidade das informações proporcionam a validação desses arquivos com maior facilidade;
  • Redução de custos de armazenagem: as antigas notas fiscais em papel cedem lugar aos arquivos eletrônicos;
  • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos: desenvolve o ambiente de negócios pela utilização da internet, impulsionado pela segurança garantida pela certificação digital;
  • Redução de custos de impressão: apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias, precisa ser impresso em papel comum A4 em uma via;
  • Ganhos ecológicos: redução do consumo de papel;
  • Combate à concorrência desleal: o fisco, com o aumento da confiabilidade da nota fiscal e melhoria de seus processos de controle, proporciona às empresas maior equidade na análise das informações, com a consequente diminuição da sonegação fiscal, o que gera um ambiente mais homogêneo à prática do comércio.

Como é o processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica e como funciona o emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

A empresa que usa o emissor de Nota Fiscal Eletrônica gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial. Esse arquivo eletrônico, assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor, é transmitido pela internet para a SEFAZ do contribuinte que fará uma validação e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional). A SEFAZ e a RFB disponibiliza consulta, por meio Internet, para o destinatário e qualquer um que detenha a chave de acesso.

O trânsito da mercadoria é acobertado pelo DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras que facilitará a captura e a confirmação das informações. Essa é, também, a forma de se verificar se não há uma fraude, ou seja, se um DANFE refere-se uma NF-e verdadeira.

A Rejeição e a Denegação

Na recepção de uma NF-e pela SEFAZ são feitas validações para fins de autorização. A primeira delas é a assinatura digital, para garantir a autoria da NF-e e a sua integridade. Em seguida é verificado o formato do arquivo, o seu conteúdo segundo regras estabelecidas na legislação e a numeração da nota fiscal. É verificada a regularidade fiscal do emitente, sendo que em alguns Estados também do destinatário.

Qualquer erro detectado pela SEFAZ resultará na Rejeição da NF-e. A Sefaz sempre indicará o motivo da rejeição.

Já a Denegação se estabelece quando a Sefaz constata a irregularidade fiscal do emitente. A NF-e será gravada na Sefaz com status “Denegado o uso” e o contribuinte não poderá utilizá-la. Algumas unidades da Federação denegam a Autorização de uso da NF-e em casos de irregularidade fiscal do destinatário.

Chamamos atenção para o fato de que uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda significa apenas que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial e que verificou previamente determinados aspectos (autoria, formato e autorização do emitente), não se responsabilizando pelo mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

O que é Contingência?

O ambiente da NF-e procura manter aos contribuintes uma alta disponibilidade para atender as requisições o mais rápido possível, quase que instantaneamente. Mas problemas acontecem, proporcionando falhas de conexão entre as empresas e a SEFAZ. Adicionalmente, podem ocorrer paradas programadas para manutenção dos servidores e sistemas da SEFAZveja o post “Não tenha surpresas com as paralisações da NF-e da Sefaz“.

Portanto, contingência é a forma com a qual se permite a geração de uma NF-e quando o software emissor de Nota Fiscal Eletrônica não conseguir efetuar conexão com a SEFAZ do Estado do contribuinte, também chamada SEFAZ Origem. Dessa forma, quando, em decorrência de problemas técnicos, não for possível transmitir a NF-e para a SEFAZ do emitente ou obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte deverá gerar novo arquivo, conforme definido na legislação, informando que a respectiva NF-e foi emitida em contingência e adotar uma das seguintes alternativas:

  • transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN); ou
  • imprimir o DANF-e em formulário de segurança e transmitir a NF-e, em contingência, conforme definido na legislação.

A NF-e e a NFCe são a mesma coisa?

Não, embora os princípios sejam os mesmos, a NFCe é dirigida ao Consumidor Final.

A nota fiscal eletrônica é o documento mais importantes das transações comerciais. Fizemos um material exclusivo, que você pode baixar gratuitamente, basta acessar o link: Tudo que você precisa saber sobre NF-e. Nesse material você encontrará todas as informações sobre a nota e suas particularidades.

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