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Como funciona um software de Cotação de Preços Online

Escrito por Victor Marcel | 19/05/2020
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Você já ouviu falar do processo de cotação online? Vamos apresentar essa ferramenta que é uma importante aliada no momento de realizar as compras para o estoque da sua loja.

 

Faz parte da rotina diária de todo varejista, principalmente aqueles que trabalham com grande quantidade de itens, comprar para repor estoques, sendo comum o comprador receber os representantes em sua loja, seja da indústria ou do atacado. 

Vamos atentar para o caso específico do pequeno e médio varejista do segmento alimentar, que, pelo volume de compras, tende a concentrar a maior parte de suas compras com os atacadistas.

A visita do representante é interessante para manter o relacionamento e apresentar novos produtos. Mas quando o foco é a compra de itens já conhecidos e, particularmente, de alto giro, o tempo gasto nesse processo é muito grande.

Além de estar bem preparado com as informações do giro do produto na loja, da posição atual do estoque e do histórico de compras, o comprador precisa de tempo. 

O problema aumenta quando o comprador é o próprio dono, que tem inúmeras outras atividades. Comprar bem e rápido passa a ser um desafio!

Para comprar bem, comparar preços é fundamental

Vejamos outro processo tradicional de compras, além do exposto acima. O comprador faz uma lista do que precisa e envia para vários fornecedores, que por sua vez preenchem com informações de preço, prazo e forma de pagamento daqueles itens que podem fornecer.

O comprador tem agora pela frente que comparar os preços e decidir. Mais tempo gasto. Aí mora outro perigo. 

Para agilizar, já que o tempo é precioso, ele passa a comprar pela indicação do representante que já conhece a loja, o dono, enfim, daquele que tem um bom relacionamento. 

O comprador vai decidir baseado na avaliação do representante, porém sem as devidas análises da necessidade do produto e, principalmente, do custo. 

Comprou sem comparar preços!

Cotação de Preços na “nuvem” – Tecnologia a seu favor

Imagine direcionar a vários atacadistas, simultaneamente, a sua lista de produtos a serem cotados, com apenas um clique. 

Imagine receber essas cotações automaticamente e já ter selecionado os de melhores condições com, também, um clique. Isso é possível e muito mais!

A utilização de um software de Cotação de Preços que receba do seu sistema de gestão a relação dos produtos que a sua loja precisa comprar, que organize essas informações e as disponibilizem para os fornecedores previamente convidados, é uma realidade. 

Mesmo que não haja esse nível de integração, é possível cadastrar diretamente para o software de Cotação a relação de produtos, e o processo segue da mesma forma.

Ganhando tempo, confiabilidade, agilidade e rentabilidade com a Cotação de Preços

Tempo: a relação de produtos é enviada concomitantemente a todos os fornecedores cadastrados especificamente para a cotação em questão, com data e hora de encerramento. A recepção das propostas é automática, da mesma forma que o seu julgamento. Você consulta o resultado. Simples assim!

Confiabilidade: os preços e condições são digitados pelos fornecedores e o julgamento é feito pelo software. A decisão final é sua, mas com todas as informações à mão.

Agilidade: assim que o prazo da Cotação se encerra, o julgamento é imediato e a posição dos concorrentes disponível para a sua empresa. Agilidade para a tomada de decisão!

Rentabilidade: ao gastar menos tempo no processo de compras, eliminar erros de transcrição das condições fornecidas, aumentar o número de empresas que lhe fornecem produtos, com consequente conquista de melhores condições de preço, se traduz em aumento da rentabilidade do seu negócio.

O processo da Cotação de Preços na nuvem também traz benefícios para o fornecedor, que minimiza deslocamentos à sua loja, ganho de tempo e custo, bem como propicia a ampliação de sua base de atuação.

A tecnologia sempre deve contribuir para os objetivos de qualquer empresa. O supermercado, bem como outros varejos afins, podem contar com uma ferramenta de fácil utilização e implantação, cujo resultado é imediato. A organização do processo de compras, ter às mãos todo um histórico de suas movimentações, são benefícios adicionais. O ganho de produtividade é recompensador!

Passo a passo para a Cotação Web 

1º passo – Definir os produtos 

O primeiro passo é definir os produtos que serão enviados para a cotação. Você pode fazer isso de 2 formas:

  • O sistema verifica o estoque, analisa qual a quantidade de venda diária daquele produto e quais os dias de giro. Através desses dados o sistema faz o cálculo e define quantos produtos você precisa para não ter ruptura. Também chamado de sugestão de compra do sistema. Essa é a forma mais automatizada.
  • Selecionando de forma manual os produtos que serão enviados para o sistema de cotação de preço.

Uma sugestão é só comprar produtos da curva B e C por meio do cotação de preços, uma vez que são muitos itens, economizando o tempo do comprador. 

Os produtos da curva A, também podem ser cotados, mas é importante passar pelo crivo do comprador, podendo negociar individualmente, para conseguir a melhor condição possível.

Depois de definidos os produtos o sistema gerará a cotação, com outros detalhes, como data e quantidade, definidas pelo usuário.

2º passo – Fornecedores

Os fornecedores cadastrados no software de gestão e deverão ser selecionados para participar e receber as cotações. O fornecedor recebe todos os produtos da cotação e precifica aqueles que ele fornece. 

É importante se atentar à facilidade dos fornecedores em preencher sua cotação de preços. Para isso, um software de cotação que conte com vários facilitadores ajuda você conseguir o maior número de cotações possíveis. 

Por exemplo, é importante que o software tenha duas opções de preenchimento por parte do fornecedor, seja direto no site, ou seja baixando uma planilha, preenchendo os preços e realizando o upload novamente à plataforma.

Outro exemplo para facilitar o preenchimento por parte do fornecedor, é quando o software de cotação tenha a opção de ordenar os produtos cotados pela última vez pelo fornecedor. Isto é, o fornecedor que acessar a cotação, verá primeiro os itens que ele já cotou, ganhando tempo. 

É comum cotações de preços com mais de 5.000 itens, imagine um fornecedor de poucas mercadorias ter que procurar seus itens, o trabalho tem que ser simples.

Na próxima cotação do supermercado os produtos trabalhados já aparecerão em destaque. 

Fornecedor engajado significa mais produtos cotados, e portanto, maior possibilidade de ter menores preços na sua loja.

3º passo – Ganhadores

Após todos esses processos o cliente faz a importação online desse arquivo e o sistema já gera os ganhadores de cada produto. 

O que o sistema avalia?

  • Menor preço;
  • Condições de pagamento;

Em caso de empate, o sistema avalia a quantidade de produtos por fornecedor. O fornecedor que tenha mais itens com o menor preço, ganha também as cotações que ele empatou.

O usuário pode checar todas as informações pelo sistema, preços lançados por produtos, produtos cotados por fornecedor, etc. Inclusive é importante que seja possível que o usuário valide os valores e aceite ou não os lances.

Depois de tudo definido o sistema fecha o processo e manda os pedidos de compra para cada fornecedor. 

Comprando melhor em menos tempo

Simples, não é mesmo? Em apenas 3 passos você faz a cotação e o pedido dos produtos do seu supermercado. 

O processo de cotação de preços é totalmente online, assim sua loja vai cotar preços com um número maior de fornecedores, muito mais do que seria possível se a cotação fosse presencial.

O comprador pode enviar todo seu mix de produto para cotação e, dessa forma, focar seu tempo e energia na negociação de preços dos produtos da curva A, que corresponderão pela maior parte das vendas e dos lucros.

Além de economia de tempo é melhoria no preço de compra, que afetará diretamente o lucro da loja.

Para você saber mais, veja esse vídeo sobre a ferramenta de cotação de preços da Avanço Informática:

 

 

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