Software ERP

Como escolher um software de gestão para padaria?

Escrito por Gabriel Junqueira | 21/05/2020
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Escolher o software de gestão (ERP), que será usado na sua padaria é um processo difícil e deve ser feito com muita atenção pelo panificador. 

Diante de todas as opções que o mercado oferece, muitos empresários têm dúvida sobre a escolha do melhor ERP para padaria.

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Um software ERP é fundamental para você conseguir melhorar a produtividade do seu negócio, aumentando a eficiência da gestão e integrando os principais sistemas da sua operação.

Diferente de outros tipos de produtos e serviços que sua padaria consome, no momento de escolher um software de gestão para padaria é preciso ter atenção em alguns pontos. 

O software de gestão envolve as informações privadas da sua padaria. Além disso, você pode precisar de investimentos paralelos, como a compras de equipamentos e licenças de software. Por isso, é preciso ter claro que o custo de implementar um software não é apenas o que você pagará para a empresa. 

Antes de começar, duas dicas importantes

1 – Tenha clara a razão da implementação de um sistema

Entender o motivo de compra do ERP. Isso tem de estar claro. 

A maioria das padarias atualmente sofre por falta de informações para a tomada de decisão e falta de controle da operação.

Mas provavelmente você, panificador, já tenha um sistema na sua loja. Entender o que o motiva para a mudança será um orientador durante todo o processo e ajudará não ter novamente os mesmos problemas.

Os principais problemas que normalmente o panificador encontra com seu ERP atual são:

  • Problemas no PDV (lentidão nas vendas, complexidade, erros);
  • Erros no sistema que trazem insegurança;
  • Inconsistência de dados no sistema;
  • Demora no retorno de problemas;
  • Atendimento e suporte ao usuário;
  • Lentidão do sistema, gerando improdutividade da equipe;
  • Atendimento às regras fiscais e tributárias, trazendo insegurança jurídica;

Comprar um software de gestão não é um processo rápido, é preciso muita pesquisa e análise. Existem muitos fornecedores de sistemas e cada um tem uma infinidade de funcionalidades diferentes. Pode ser que isso tire o seu foco do que é essencial para a operação da sua padaria. 

Nesse artigo você verá os principais atributos e características que um bom software de gestão precisa ter. 

2 – ERP não é só ERP, também são processos e pessoas

Em qualquer empresa, toda ação precisa de pessoas, processos e recursos para serem executadas. Recursos contemplam as mais variadas ferramentas e tecnologias. O software é uma ferramenta. 

Esse tripé, pessoas, processos e recursos ajuda a enxergar que a ferramenta sozinha não resolve o problema.

Quer ver um exemplo?

O principal processo de uma padaria é a produção de produtos, no caso, de pães. Para garantir a qualidade e homogeneidade dos produtos o panificador precisa de equipe bem treinada e processos bem definidos. Principalmente se a intenção é fazer seu negócio crescer.

Não adianta ter os melhores fornos e ingredientes, se o padeiro não tem experiência e não sabe fazer a mistura correta, ou não sabe seguir a receita, seguir os processos nas sequências e tempos corretos. 

O pão não ficaria bom, ficaria?

Com o software de gestão é a mesma coisa, não adianta ter o melhor software se não há pessoas capacitadas e processos definidos para utilizar essa ferramenta.

Mas o contrário também não é verdade, sem um bom software de gestão, também não adianta pessoas e processos, porque o resultado não virá.

Alguns problemas, como o atendimento, a documentação e os treinamentos, não exigem necessariamente uma troca do sistema. Porém, se os problemas são relacionados a estrutura do software, como erros e inconsistência de dados, é viável pensar na troca. 

Antes de dar esse passo, alinhe as expectativas com o seu fornecedor atual e tente resolver os problemas. Caso não funcione, parta para a troca.

Saiba como escolher um ERP para padaria:

1. A empresa é focada no seu negócio?

Como dito, o software de gestão envolve a gestão e as informações da sua padaria. Por isso, o primeiro ponto é pesquisar se a ferramenta é sólida e confiável. Uma empresa sólida será aquela que já atende padarias e já conhece o processo. 

Não se esqueça de pesquisar qual sistema outras padarias utilizam e o que os gestores acham dos sistemas. 

Uma empresa que atende muitas padarias é uma boa escolha, pois os colaboradores já estarão habituados a possíveis dúvidas. 

2. Quais são as funcionalidades?

O software precisa resolver o problema de gestão da padaria.

Portanto, é importante avaliar as funcionalidades específicas do segmento de padarias e como vai funcionar o dia a dia das pessoas que vão operar o sistema.

Se você deseja utilizar o básico da ferramenta, como, por exemplo, atendimento às obrigações fiscais, emissão do cupom fiscal, controles básicos no PDV, um sistema simples e fácil de utilizar é o ideal. Agora se a ideia é ter controle da operação, ter informações do seu negócio, é importante avaliar mais a fundo.

Alguns módulos precisam ser avaliados, mas a grande questão é: quais os módulos fazem mais sentido pra sua loja?

  • Vendas: muito ligada a eficiência e a velocidade do PDV, esse é um dos pontos mais importantes.
  • Estoque: é o coração da gestão na maioria dos varejos, incluindo a padaria. O estoque representa o patrimônio do panificador e sua má gestão tem impacto direto no seu bolso. 

Assim como para a padaria, o processo de produção é fundamental para o software de gestão. Ter o controle do processo de produção no sistema dá ao panificador o próximo nível de entendimento do negócio. Imagine saber exatamente qual é o custo de cada produto, levando em consideração a receita, a mão de obra e as perdas.

Saber o custo de cada produto, saber a quantidade correta para produção, para evitar desperdícios, mas também evitar rupturas e perdas de vendas, é fundamental o controle da produção nas padarias.

No módulo de estoque, a segurança e consistência das informações é essencial. 

  • Compras: é um dos módulos menos utilizados, mas que trazem mais resultados para os panificadores. Utilizar ferramentas como cotação de preços online, simplificam a operação e trazem grandes resultados financeiros.
  • Precificação: entender como é a dinâmica de alteração de preços, criação de promoções é fundamental para suas ações comerciais, e o sistema tem que atender.
  • Fiscal: um crescimento sustentável, principalmente no Brasil, requer segurança fiscal. A empresa de sua escolha precisa entender bem e seguir a legislação, evitando desgastes legais. 
  • Financeiro: uma boa gestão de padarias passa por uma boa gestão de capital de giro. Por isso, um financeiro simples e fácil de usar é importante.
  • Relatórios: os relatórios te auxiliam para que, ao final dia, você tome as melhores decisões para sua padaria.
  • Integrações: integração é sinônimo de flexibilidade, velocidade e inovações para sua loja. Além disso, possibilita a transformação digital do seu negócio.

3. Tudo é Nuvem

Muitos sistemas de TI, mesmo possuindo altos custos para a execução, são difíceis de integrar com novas tecnologias, prejudicando a agilidade e o funcionamento do seu negócio. 

Uma solução simples e com muito benefícios é a computação em nuvem. Há mais de dez anos as soluções em nuvem já são um padrão do mercado. Mas quais as vantagens de um sistema em nuvem? 

 

  • Custos operacionais mais baixos;
  • Segurança e confiabilidade;
  • Operações aprimoradas;
  • Maior visibilidade dos produtos;
  • Possibilidade de inovações mais  rápidas;
  • Maiores insights sobre o desempenho da sua padaria. 

 

4. Atenção à operação do PDV

Um dos principais pontos em um negócio e o com mais particularidades é o PDV. O software de gestão escolhido atende todas as demandas dessa área?

É simples, se o seu PDV para, você não consegue realizar as vendas no caixa. Por isso, um ERP de padaria deve estar sempre operando. Muito importante para o sistema não parar, o software de sua escolha precisa contar com um frente de caixa que funcione offline, em caso de queda da internet. 

5. Em busca da transformação digital

A dificuldade de manter um sistema atualizado e dar manutenção a ele é proporcional ao seu tamanho. Assim, escolher um software que tenha uma infinidade de funções, será caro e muito complexo, gerando muitos problemas para a gestão da sua padaria.

É muito importante que você analise a facilidade de integração do ERP, elas são fundamentais, pois, por exemplo, facilitam a flexibilidade e velocidade para sua loja implementar inovações e mudanças

Se a sua padaria está passando por uma transformação digital, ela precisa de uma série de sistemas, que garantem a produtividade e funcionalidade das operações:

  • E-commerce;
  • Validador do cadastro tributário de produtos;
  • Gestão de clientes; 
  • Conciliador de cartões.

Qual é a forma mais moderna, eficiente e segura?

O varejo, como um todo, possui uma série de desafios. Em busca de sanar esses desafios, as organizações acabam implantando diversas tecnologias, aplicativos e sistemas. 

Esses sistemas geralmente acabam gerando problemas na hora de adicionar serviços e softwares mais recentes, como aplicativos SaaS e API’s modernas. Às vezes, esses problemas podem ser resolvidos com integrações ponto a ponto entre os sistemas existentes. 

Porém, essas integrações criam várias dependências frágeis que complicam os sistemas e os tornam mais propensos a falhas.

Imagine depois de todo o processo de implementação de um novo ERP, descobrir que não é possível integrá-lo ao e-commerce? Por isso, considere a integração como um dos principais fatores de avaliação. Não subestime esse tópico.

6. Não esqueça de analisar os serviços

Um sistema de gestão envolve muito mais do que apenas o produto, uma das áreas primordiais é o serviço oferecido pela empresa contratada. Um exemplo é o suporte, que normalmente não é avaliado na hora da contratação, mas depois é uma das áreas mais utilizadas.

Pergunte ao seu fornecedor se ele tem algum tipo de SLA ( Service-level Agreement). Esse é um contrato que documenta quais serviços serão prestados e define os padrões de serviço que ele é obrigado a cumprir.

Esse contrato faz com que os provedores gerenciem as expectativas dos clientes, para que assim eles definam os níveis de gravidade e as circunstâncias nas quais eles não são responsáveis ​​por interrupções ou problemas de desempenho. 

Além disso, antes de contratar, peça que o provedor te mostre os indicadores de atendimento, como grau de satisfação, tempo de espera, etc.

7. Como saber se o sistema é de qualidade?

Outras características que não são avaliadas pelos compradores de software de gestão, mas que influenciam diretamente na operação da sua loja e na produtividade da sua equipe, são os atributos do software em si. Isto é, não o que o software tem ou faz.

Os principais atributos necessários são:

  • Incidência de erros;
  • Inconsistência de dados;
  • Lentidão/velocidade do sistema;
  • Retorno na solução de problemas.

Existem duas formas de analisas essas questões, você pode pedir a opinião de quem já utiliza ou solicitar essas informações ao próprio fornecedor. 

Qual ERP escolher para sua padaria?

Bem, esse processo não é simples, como visto, precisa de muita pesquisa e análise de diversos pontos. 

Com os tópicos mostrados, você terá sucesso na hora de escolher um ERP para padaria e, assim, conseguir bons resultados.

O fornecedor deve atender e explicar suas dúvidas, bem como mostrar a análise de desempenho. Caso o mesmo não não queira passar essas informações, procure outra empresa. 

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