fbpx
Legislação

Sistema emissor de cupom fiscal: como escolher

Escrito por Gabriel Junqueira | 21/05/2024
  • 5000 visualizações
  • 1178 compartilhamentos
Tempo de leitura: 5 minutos

Escolher um bom sistema emissor de cupom fiscal (saiba mais sobre NFC-e, SAT ou MFE neste link) previne que você tenha futuras dores de cabeça.  O sistema de gestão ERP é um grande aliado em todo o processo do seu estabelecimento, desde a venda no PDV e emissão do cupom fiscal, até os controles e auditorias no escritório.

como escolher software emissor de nfce

 

Definir qual sistema emissor de cupom fiscal, conhecido também como sistema de Frente de Caixa, que será utilizado em sua loja nem sempre é uma tarefa fácil. Com a implementação da NFC-e, seu sistema deve atender à vários requisitos, para que tenha um bom funcionamento e você não passe aperto no PDV.  Por isso, é importante que você analise bem as opções de sistema, antes de definir qual é o melhor para seu estabelecimento.

O que devo analisar ao escolher um sistema emissor de cupom fiscal?

1 – Legislação

O primeiro aspecto a ser analisado, ao escolher o software emissor de cupom fiscal e o ERP atendem à legislação do seu estado.

O fisco é bastante rigoroso na legislação do PDV (Ponto de Venda). Utilizar um sistema emissor de cupom fiscal que não seja adequado ao seu Estado, pode ocasionar autuações e multas para seu estabelecimento.

A obrigatoriedade da NFC-e/SAT/MFE é definida pela legislação de cada estado. Dessa forma, é muito importante que você leia a legislação do seu estado e procure softwares que se adequam a ela.

2 – Estabilidade

O segundo ponto que deve ser analisado na escolha de um sistema emissor de cupom fiscal é a velocidade e a estabilidade do sistema.

tudo sobre o ponto de venda da sua loja, baixe nosso Manual Completo do Ponto de VendaExiste a possibilidade do software parar no meio da transação? Sim, existe. O software parar no meio da venda é um aspecto positivo para sua loja? Jamais!

Imagine a seguinte situação: seu operador de caixa diante de um cliente com o carrinho cheio de compras e, no meio do processo de PDV, seu sistema trava ou fica lento. Essa situação, que pode não parecer muito importante inicialmente, gera o aumento de filas e pode levar os clientes a desistirem das compras.

Para saber .

3 – Segurança

O terceiro aspecto que deve ser analisado na escolha de um sistema emissor de cupom fiscal é a segurança do sistema. Os equipamentos que emitem NFC-e devem possibilitar que o  certificado digital possa ser armazenado no computador pessoal ou até mesmo na nuvem, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens e também seu Software de Gestão deve oferecer proteção a esse equipamento, através de senhas e antivírus.

Mesmo sendo um documento eletrônico, é aconselhável que as NFC-e’s fiquem arquivadas  por pelo menos 5 anos, para serem apresentados ao FISCO em caso de fiscalizações. Dessa forma, é importante que seu software emissor de NFC-e tenha capacidade de fazer o backup automático das NFC-e’s durante esse período.

Temos um material exclusivo com todas as informações sobre sistema de gestão para varejo. Baixe de GRAÇA.

infografico

 

4 – Autonomia e contingência offline da NFC-e

Backup automático nos leva à outro fator indispensável ao software emissor de cupom fiscal padrão NFC-e, a autonomia.

É de extrema relevância que o emissor de NFC-e seja autônomo. As emissões das NFC-e’s dependem da autorização da SEFAZ. Essa dependência faz com que elas estejam sujeitas, às vezes, a funcionarem em contingênciacontingência é quando o sistema da SEFAZ, ou a internet do seu estabelecimento, ficam fora do ar.

A contingência também pode acontecer com a queda da internet do seu estabelecimento. É de grande importância que você escolha um sistema emissor de NFC-e que funcione offline, o sistema precisa estar preparado para isso.

Ao entrar em contingência, seu operador de caixa irá emitir as notas, mas sem a autorização da SEFAZ. Quando o sistema da SEFAZ voltar, você precisará enviar todas as notas para serem analisadas e autorizadas, ou não. Você poderá enviar as NFC-e’s emitidas em contingência até o final do primeiro dia útil subsequente ao da emissão da nota.

O dia a dia no varejo é corrido, pode ser que você esqueça de enviar as notas em contingência para a SEFAZ até o prazo máximo. Caso isso ocorra, você ficará sujeito à multas.

Portanto, é muito importante que seu sistema emissor de NFC-e, não só opere em contingência, mas também seja autônomo, faça cópias das NFC-e’s, avise caso exista alguma pendência e realize o processamento das notas pendentes.

5 – Tratamento das rejeições

O quinto fator que deve ser analisado na escolha do emissor de NFC-e, é se o sistema sabe tratar as rejeições da NFC-e. É importante que o ERP permita cancelar o item rejeitado do carrinho, para que a venda possa ser finalizada.  

6 – Simplicidade

O último ponto a se analisar ao escolher qual sistema emissor de NFC-e implementar no seu estabelecimento é a simplicidade do sistema. Lembre-se que, normalmente, o operador de caixa possui uma baixa especialização. O ideal  a se adotar é um software intuitivo e fácil de usar, que não precise de um longo treinamento para a capacitação do pessoal.

Para escolher o melhor emissor de cupom fiscal você precisará avaliar o ERP também

Podemos dizer que a NFC-e simplifica o processo de venda no PDV quando comparado com o antigo ECF, principalmente no que se refere às funcionalidades de sistema, que estão mais simples.

No entanto, o processo de emissão de NFC-e traz consigo uma série de detalhes, que, por sua vez, geram algumas complexidades, ligadas, principalmente, ao processo de contingência e tratamento das rejeições.

De fato, a contingência deverá ser tratada no PDV, cujo software deve ter funcionalidades para automatizar e fazer a gestão das mesmas. No entanto, as rejeições são tratadas no ERP, e sua causa, como, por exemplo, o cadastro de produto incorreto que acarreta uma rejeição no PDV, se inicia no cadastro de produto no ERP.

Além de outros processos críticos, como a declaração das obrigações acessórias, como o SPED, onde são enviados todas as NFC-e’s mensalmente, e, caso haja divergências simples, como o pulo de numeração, sua loja será autuada automaticamente.

Para entender melhor, não deixe de acessar o artigo “Contingência off-line da NFC-e: saiba como funciona e quais cuidados tomar”

Leia também o artigo “Rejeições da NFC-e: entenda como funciona e saiba como evitar”

Conclusão

A NFC-e e o SAT adicionam algumas complexidades a mais no PDV e no processo de venda, por isso, ao analisar um sistema emissor desses documentos, você deve avaliar, além dos atributos tradicionais do PDV, a questão da legislação, contingência e o tratamento das rejeições.

E você, varejista, quais são as características mais importantes do PDV para sua loja? Sua equipe está segura com seu PDV atual?

Seu PDV está preparado para a emissão do cupom fiscal com esses cuidados?

Está pronto para escolher o sistema de gestão ideal para sua loja? Deixe nos comentários sua opinião.

Gostou do artigo? Compartilhe com seus contatos e ajude a levar informação para todos do varejo.

Patrocinado