ACESSO RÁPIDO:
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Relatórios financeiros, grande parte dos empresários não sabe a importância e nem quais são os relatórios financeiros fundamentais para ter seu negócio sob controle. É provável que você, varejista, em algum momento, já ouviu falar esse termo.
Pense bem, você, varejista, é quase certo que o seu fluxo de dinheiro é intenso. Como você compra e vende mercadorias, o giro da sua empresa é alto. Assim, para que você não perca o controle financeiro, é muito importante que dê, sempre, uma atenção especial à área financeira da sua loja.
Dessa forma, para você ter controle sobre seu negócio, é indispensável que você conte com relatórios financeiros. Relatórios financeiros são de extrema importância, aliás, são essenciais, para uma boa administração financeira da sua loja. É com base nesses relatórios que você conseguirá acompanhar a saúde financeira do seu negócio, saber a taxa de inadimplência e definir os próximos investimentos do seu negócio.
Para você conseguir uma visão financeira da sua loja, você deve executar algumas atividades operacionais básicas. Só assim, você terá e verá os resultados financeiros da sua empresa.
Dentre essas operações básicas está o fechamento de caixa. Ao fazer o fechamento de caixa você terá uma garantia de que todas as conferências dos recebimentos estão sendo feitas.
Uma segunda operação básica para a gestão financeira da sua empresa é a conciliação bancária. Ter as informações do seu sistema 100% conciliadas com as informações do seu banco, significa que todos os lançamentos financeiros estão registrados no seu sistema, portanto, estarão presentes nas suas análises e relatórios.
O controle de contas a pagar e receber também é muito importante nesse processo. Sempre faça todos os lançamentos das contas da sua loja.
A última, mas não menos importante, operação básica que você não pode deixar de fazer é a conciliação de cartões. Esse processo é particularmente importante para o varejo, uma vez que os recebimentos em cartões tem grande volume e são, de certa forma, complexos. Você não pode deixar de conferir as taxas e serviços cobrados. Assim, você terá certeza de que todas as vendas em cartões estão conciliadas e se estão sendo recebidas corretamente.
Essa é a parte operacional do departamento financeiro da sua empresa. Tenha certeza de que todos os processos estejam sendo executados corretamente. Assim, você conseguirá tirar os relatórios financeiros que vão ajudar na gestão da sua loja.
Agora, que você já viu e entendeu as atividades operacionais básicas que sua empresa precisa ter, vamos falar sobre os relatórios financeiros. São dois os relatórios básicos que todo varejista precisa ter e que vão ajudá-lo a acompanhar a realidade financeira da sua loja.
O que você não pode deixar de analisar na sua empresa é o relatório de contas a pagar e receber. Com ele você conseguirá fazer um relatório organizado com todas as contas a pagar e a receber. Dessa forma, é possível saber o que deve ser pago em um determinado período e os valores previstos para entrar no caixa, como as compras parceladas pelos clientes.
Contando com um bom sistema de gestão, você pode organizar as contas por fornecedor, por status de pagamento, por período e categoria. Assim, o gestor financeiro conseguirá ter uma visão geral de como o dinheiro está entrando e saindo da empresa.
Com esse relatório financeiro você se certifica de que todas as contas estejam quitadas, consegue analisar se alguma conta foi paga com juros e verifica se existe alguma conta em aberto. Então, quando você se perguntar “Será que paguei juros na conta do fornecedor X?”, com esse relatório você terá essa resposta. Se olharmos para frente, conseguiremos ver o que está previsto, seja no contas a pagar ou no receber.
Mas se o objetivo é olhar para frente para se antecipar a situações futuras, existe um relatório muito mais completo e que vai ajudá-lo de forma mais eficiente. É o relatório de previsão de fluxo de caixa. Basicamente, ele juntará o contas a pagar, a receber e as previsões.
Esse relatório é, basicamente, uma previsão futura de como será sua situação financeira em períodos mais longos. É o resumo financeiro das entradas e saídas do capital da sua empresa. Ele faz a análise baseada em um período, que pode variar de um dia a vários meses.
Com o relatório de fluxo de caixa você, ou seu agente financeiro, conseguirá agir de forma estratégica de modo a otimizar o caixa da sua empresa. Dessa forma, você evita a falta de dinheiro e a necessidade de recorrer a empréstimos.
Assim, você também conseguirá saber se existe uma sobra de caixa. Com isso, pode destinar esse dinheiro para um fim, como, por exemplo, negociar desconto com fornecedores caso antecipe o pagamento.
A previsão de fluxo de caixa é muito importante para uma empresa varejista devido à importância do capital de giro, conforme comentamos acima. Não é bom faltar dinheiro, mas dinheiro em caixa representa oportunidades perdidas.
Para se ter uma previsão de fluxo de caixa é fundamental contar com um bom erp de gestão, que projete as contas do futuro, e, no caso, que seja possível fazer a simulação de recebimento em dinheiro. Com essa previsão você controla e antecipa o movimento do caixa, além de conseguir otimizar o dinheiro.
O plano de contas é uma maneira bem simples e completa de você enxergar toda a operação financeira da sua loja. Isto é, você conseguirá ver para onde está indo o dinheiro, quais são as despesas da sua loja e, além disso, ver a evolução dessas despesas por setor.
Se você tem mais de uma loja, um relatório de plano de contas pode te auxiliar, e muito, na redução de despesas. Além de você conseguir ver o relatório consolidado, também conseguirá comparar as contas entre as lojas da sua rede, em determinado tipo de gasto. Dessa forma, você encontrará maneiras de padronizar e estabelecer melhores práticas nos estabelecimentos.
Por exemplo, se ao comparar as contas de luz das lojas você identificar que uma está com o gasto muito desproporcional em relação à outra, você precisa buscar saber o que está sendo feito de diferente neste estabelecimento. Pode ser que a loja esteja ficando com todas as portas e janelas abertas durante o funcionamento do ar condicionado. Ou podem deixar todas as luzes do estabelecimento ligadas, em horários que poderiam utilizar a iluminação natural.
Com o plano de contas você consegue ter uma visão geral da sua empresa. Entender o comportamento dos gastos do seu negócio é fundamental na hora de fazer economias e planejar projetos futuros.
A parte financeira é o oxigênio da empresa. É o dinheiro que fará com que você consiga pagar os fornecedores, será com ele que seu empreendimento não fechará as portas. Afinal, sem dinheiro não existe estabelecimento que sobreviva.
Para uma empresa que tem um fluxo de dinheiro muito intenso, como é a maioria do varejo, e no final das contas fica com a margem pequena, ter a visão para onde esse dinheiro está indo é muito importante para a saúde financeira da loja. Ter a certeza de que esse dinheiro está sendo muito bem alocado é fundamental para você ter a sustentabilidade do seu negócio e não correr risco de perder o controle.
Com os relatórios financeiros, a tomada de decisões envolvendo o aspecto econômico da sua empresa, ficará mais fácil. Pense bem, com os relatórios financeiros, a administração da sua empresa será feita de forma eficiente, o que trará uma melhoria significativa nos seus resultados.
Por isso, não perca tempo e comece a fazer e acompanhar os relatórios financeiros da sua empresa. Afinal, perder e deixar de ganhar dinheiro não é seu objetivo.
Sua equipe financeira tem dificuldades em acompanhar a gestão econômica da sua empresa?
Na sua loja, você faz a análise dos relatórios financeiros?
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