Uma dúvida frequente entre os varejistas é quanto a real necessidade de um software de gestão no supermercado.
Neste artigo você verá as principais razões para a implementação de um software de gestão no seu supermercado.
As informações abaixo foram retiradas de uma pesquisa realizada pelo InfoVarejo com mais de 500 varejistas feita no início de 2020.
Entre as dicas que apresentamos, vale a pena ressaltar a importância de ter claro o diagnóstico da sua empresa.
O que é o mais importante para sua loja? Quais fatores fazem com que seja necessária a implantação de um software de gestão?
Motivos para implementar um software de gestão no supermercado:
1. Segurança fiscal e jurídica
O principal motivo para implantação de um software de gestão em um supermercado no Brasil é o atendimento às regras fiscais e tributárias.
Dada a complexidade da legislação não contar com um sistema automatizado de processamento das informações, que confira segurança e produtividade nos processos que envolvam a parte fiscal da loja, é praticamente impossível de se operar uma loja.
Os principais documentos fiscais e obrigações acessórias que o software de gestão apoia na operacionalização são:
- NFC-e: A nota fiscal de consumidor eletrônica, emitida no software do PDV.
- NF-e: A nota fiscal eletrônica do consumidor.
- SPED: sistema criado pelo governo federal para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas.
2. Controle de estoque
O segundo principal motivo para implantar um software de gestão em um supermercado é o controle de estoque.
O estoque representa um valor muito alto para a empresa, esse fato aliado às baixas margens de lucro do setor, faz com que ter o controle e segurança do estoque seja fundamental para a sobrevivência de qualquer supermercado.
O software de gestão é essencial para proporcionar o controle, mas é sempre importante lembrar que o controle de estoque envolve muitos processos que devem ser realizados fisicamente, como, por exemplo, o inventário.
O estoque é uma espinha dorsal nas operações de qualquer supermercado.
Será a partir dele que serão realizadas as compras, criadas promoções e, certamente, ele influenciará direto na sua gestão financeira.
Veja os principais causas de problemas de estoque. Leia o artigo na íntegra neste link:
1 – Comprar mais do que o necessário;
2 – Falta de inventários periódicos;
3 – Falha na segurança;
4 – Mau armazenamento;
5 – Não registrar todas as movimentações;
6 – Utilização de “cadastro genérico”;
7 – Fator de conversão incorreto;
8 – Cadastrar produtos sem detalhar sua descrição;
9 – Não realizar conferências nas entradas;
10 – Vinculações incorretas.
Um bom software de gestão contará com funcionalidades para te ajudar em cada um desses problemas.
3. Controle e segurança das informações
O terceiro principal motivo para implementar um software de gestão é a garantia da segurança e consistência das informações da empresa.
Grande volume de produtos e vendas exige um sistema robusto que controle as informações e consiga rastrear todas as movimentações.
Por lidar com um grande público, o supermercadista precisa implementar ferramentas para controlar a movimentação de produtos em sua loja.
Por isso, é fundamental a automação comercial, uma vez que o caixa, ou o ponto de venda, é de onde a mercadoria sai, e é justamente nesse local que acontecem erros e fraudes.
Para automatizar a saída de mercadorias, são necessários equipamentos, como scanner, balanças, gavetas, assim como o software de PDV, para o caixa.
Não apenas automatizar a saída de mercadorias é importante. O recebimento de mercadorias é outro processo vulnerável a erros e fraudes. Confira o artigo 4 dicas para melhorar o recebimento de produtos na sua loja.
Temos vários exemplos, desde pequenos furtos a troca da máquina POS de terceiros. Seja fraudes de clientes, funcionários ou indivíduos mal-intencionados, a loja é um espaço muito vulnerável.
Sendo assim, o varejista precisa controlar essa movimentação, e a melhor forma de evitar que esses prejuízos aconteçam é por meio de um software de gestão no supermercado, que, integrado ao PDV e aos outros sistemas, garantirá a segurança.
No final das contas, todas essas operações vão se traduzir no bolso da loja. Movimentações incorretas de estoque, erros operacionais podem representar prejuízos financeiros.
4. Melhoria do atendimento ao cliente
Esse é um dos principais motivos para a automação comercial. Com seu caixa equipado e preparado, seu cliente não fica esperando na fila, tem um atendimento rápido e sem constrangimentos.
Quando o cliente chega ao supermercado ele deseja ter uma ótima experiência de compra, dessa forma o varejista precisa evitar atritos que possam prejudicar a boa experiência do cliente.
Cliente satisfeito vai passar muito tempo na sua loja, já a insatisfação do cliente começa quando ele precisa ficar muito tempo na fila para pagar sua compra.
Com essa visão empresas como a Amazon estão realizando grandes investimentos no varejo.
O software do PDV, do checkout, é peça fundamental em todo o processo. Por isso, não deixe de ler esse artigo e avaliar os principais atributos para uma escolha assertiva:
- Legislação;
- Segurança;
- Velocidade do software;
- Simplicidade de uso;
- Funcionamento offline;
- Integrações.
5. Comprar melhor
Com um bom software de gestão para supermercados, você terá acesso a todas essas informações de uma maneira simples, para assim te ajudar a fazer as melhores compras.
Em supermercados, vende bem, quem compra bem, para isso é fundamental para o supermercadista ter informações em um só lugar, para ajudá-lo a comprar melhor.
Com um software de gestão no supermercado, será possível ver a movimentação de produtos, últimos preços de compras, seu estoque. Sua compra será muito melhor.
Ainda há a possibilidade de contar com ferramentas como, o software de cotação de preços web, no qual você envia uma lista de compras para todos seus fornecedores e eles colocam o preço. Você leva apenas o menor preço. Saiba mais neste artigo.
Algumas informações que ajudarão seus compradores a comprar melhor com o apoio de um bom software:
- Giro do produto;
- Produto similares;
- Outros fornecedores do mesmo produto;
- Sugestão de preço;
- Concorrência (preço de pesquisa);
- Planejamento financeiro.
6. Aumento de produtividade nas operações e processos
A sexta principal razão para contar com um bom software de gestão nos supermercados é a produtividade. Cada vez mais é muito difícil imaginar as operações do escritório sendo realizadas de maneira manual, isso é caro e o risco de erros é grande.
Um sistema que integre as informações da empresa proporciona um ganho de produtividade grande à equipe.
Além disso, a organização das informações centralizadas no software de gestão, também confere produtividade.
Já imaginou um supermercado sem sistema? Onde todas as vendas são realizadas e registradas no papel, assim como a compra de fornecedores, definição de preço, cálculo para apuração de impostos sobre as mercadorias vendidas, etc?
É impossível, não é mesmo? Mesmo se você é um pequeno varejista, o pensamento se aplica à sua loja também.
Quando você conta com um software de gestão no supermercado, uma série de processos são automatizados e integrados, reduzindo retrabalho e aumentando a produtividade da sua equipe.
Por exemplo, ao dar entrada na nota fiscal, ela já alimenta o estoque e já fica registrada para realizar o cálculo de impostos e enviar as obrigações fiscais. Sem sistema, você tem de fazer cada passo separadamente.
Outro exemplo: uma nota que é emitida pelo fornecedor e já entra automaticamente no sistema, sendo enviada para validação do setor fiscal, para validação com o pedido de compra e, posteriormente, utilizada para a conferência no recebimento, gera um ganho de produtividade incrível.
No exemplo, estamos falando de um processo de confronto da nota fiscal com o pedido de compra e das mercadorias recebidas, confira este artigo para entender melhor:
Esse é só um exemplo. Atualmente, devido à concorrência e baixas margens de lucro, contar com um equipe produtiva e eficiente é fundamental.
7. Redução de erros operacionais
Operações incorretas, como erros de digitação, também são pontos de melhoria com a implantação de um software de gestão.
Já pensou como seria o funcionamento do PDV sem um software? O operador de caixa passaria item por item na calculadora, a chance de acontecerem erros na soma é quase certa.
Mas o PDV não é o único lugar passível de erros. Do escritório ao estoque, todos os processos são sujeitos à erros.
Ao pagar boletos de fornecedores podem acontecer falhas. Um software de gestão para supermercado evita que esses equívocos aconteçam e que você tenha prejuízos.
8. Redução de fraudes em setores como vendas e compras
O ponto positivo de ter um supermercado com mercadorias expostas é que isso atrai clientes, mas, em contrapartida, essa ação também atrai pessoas que queiram aproveitar e furtar produtos.
Infelizmente, as fraudes também acontecem por parte dos colaboradores. Ao automatizar o PDV com equipamentos de automação comercial e um ERP, você reduz os prejuízos derivados dos furtos.
9. Melhorar a tomada de decisões do supermercadista
Por fim, com informações em um só lugar, é possível gerar relatórios para ajudá-lo na tomada de decisão.
Alguns relatórios como: comparativo de vendas, lucratividade por categoria de produtos, relatório de perdas e plano de contas, dependem da utilização de um software de gestão no supermercado.
Usando um software de gestão você conseguirá acesso aos relatório que ajudarão no momento de realizar o planejamento do seu supermercado, com informações precisas será mais fácil e seguro realizar investimentos, evitando que as ações da sua empresa sejam baseadas apenas no “achismo”.
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10. Transformação Digital
No mundo altamente competitivo e de baixa margem do setor de alimentos, a transformação digital apresenta desafios significativos e, ao mesmo tempo, oferece grandes oportunidades.
As lojas tradicionais continuam a dominar a experiência de compras de supermercado, mas o comércio eletrônico está crescendo.
Para competir com varejistas experientes em tecnologia, como a Amazon, os supermercados estão aprimorando as opções de entrega para os clientes, como entrega no mesmo dia.
Esses esforços são projetados para melhorar a experiência do cliente, o que ajuda a melhorar o engajamento e a retenção.
A transformação digital está literalmente mudando a maneira como os negócios são feitos no setor de supermercados. E, à medida que novos concorrentes entram no mercado, e inovações que aumentam a experiência empurram o setor para a frente, os supermercados devem permanecer ágeis para atender às novas demandas dos consumidores.
Os supermercados que melhor se adaptarem a essa evolução contínua serão ideais para serem bem-sucedidas no futuro.
Dessa forma, um sistema de gestão que seja robusto, seguro e integrável com soluções satélites será fundamental para a transformação da loja.
Um sistema engessado, que não promova integrações, que não entenda o negócio do supermercado e acompanhe sua evolução, não conseguirá atendê-lo.
Por isso, para o supermercado que busca se preparar para a nova década, com um posicionamento diferente para seus clientes, precisará de uma ferramenta que apoie e seja a sustentação de tudo isso.
Próximo desafio: como escolher a melhor solução para sua loja.
Partindo desses 10 motivos, fica fácil perceber as vantagens da implantação de um software de gestão no supermercado.
Essa ferramenta será a base para a administração do seu negócio, contando com processos integrados e seguros. Além disso, um ERP é indispensável para a mitigação de erros e, assim, evitar os prejuízos do seu negócio.
O resultado é percebido em todos os campos do supermercado, com o aumento da produtividade da sua equipe, a melhoria do controle sobre a produção e, consequentemente, melhores resultados no seu faturamento.
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