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Software de gestão no supermercado: as principais razões para implantação segundo os próprios varejistas

Escrito por Gabriel Junqueira | 26/05/2020
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Uma dúvida frequente entre os varejistas é quanto a real necessidade de um software de gestão no supermercado. 

Neste artigo você verá as principais razões para a implementação de um software de gestão no seu supermercado.

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As informações abaixo foram retiradas de uma pesquisa realizada pelo InfoVarejo com mais de 500 varejistas feita no início de 2020.

Entre as dicas que apresentamos, vale a pena ressaltar a importância de ter claro o diagnóstico da sua empresa. 

O que é o mais importante para sua loja? Quais fatores fazem com que seja necessária a implantação de um software de gestão?

Motivos para implementar um software de gestão no supermercado:

1. Segurança fiscal e jurídica

O principal motivo para implantação de um software de gestão em um supermercado no Brasil é o atendimento às regras fiscais e tributárias. 

Dada a complexidade da legislação não contar com um sistema automatizado de processamento das informações, que confira segurança e produtividade nos processos que envolvam a parte fiscal da loja, é praticamente impossível de se operar uma loja.

Os principais documentos fiscais e obrigações acessórias que o software de gestão apoia na operacionalização são:

  • NFC-e: A nota fiscal de consumidor eletrônica, emitida no software do PDV. 
  • NF-e: A nota fiscal eletrônica do consumidor. 
  • SPED: sistema criado pelo governo federal para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas. 

2. Controle de estoque

O segundo principal motivo para implantar um software de gestão em um supermercado é o controle de estoque. 

O estoque representa um valor muito alto para a empresa, esse fato aliado às baixas margens de lucro do setor, faz com que ter o controle e segurança do estoque seja fundamental para a sobrevivência de qualquer supermercado.

O software de gestão é essencial para proporcionar o controle, mas é sempre importante lembrar que o controle de estoque envolve muitos processos que devem ser realizados fisicamente, como, por exemplo, o inventário.

O estoque é uma espinha dorsal nas operações de qualquer supermercado. 

Será a partir dele que serão realizadas as compras, criadas promoções e, certamente, ele influenciará direto na sua gestão financeira. 

Veja os principais causas de problemas de estoque. Leia o artigo na íntegra neste link:

1 – Comprar mais do que o necessário;

2 – Falta de inventários periódicos;

3 – Falha na segurança;

4 – Mau armazenamento;

5 – Não registrar todas as movimentações;

6 – Utilização de “cadastro genérico”;

7 – Fator de conversão incorreto;

8 – Cadastrar produtos sem detalhar sua descrição;

9 – Não realizar conferências nas entradas;

10 – Vinculações incorretas.

Um bom software de gestão contará com funcionalidades para te ajudar em cada um desses problemas. 

3. Controle e segurança das informações 

O terceiro principal motivo para implementar um software de gestão é a garantia da segurança e consistência das informações da empresa.

Grande volume de produtos e vendas exige um sistema robusto que controle as informações e consiga rastrear todas as movimentações.

Por lidar com um grande público, o supermercadista precisa implementar ferramentas para controlar a movimentação de produtos em sua loja. 

Por isso, é fundamental a automação comercial, uma vez que o caixa, ou o ponto de venda, é de onde a mercadoria sai, e é justamente nesse local que acontecem erros e fraudes.

Para automatizar a saída de mercadorias, são necessários equipamentos, como scanner, balanças, gavetas, assim como o software de PDV, para o caixa.

Não apenas automatizar a saída de mercadorias é importante. O recebimento de mercadorias é outro processo vulnerável a erros e fraudes. Confira o artigo 4 dicas para melhorar o recebimento de produtos na sua loja.

Temos vários exemplos, desde pequenos furtos a troca da máquina POS de terceiros. Seja fraudes de clientes, funcionários ou indivíduos mal-intencionados, a loja é um espaço muito vulnerável.

Sendo assim, o varejista precisa controlar essa movimentação, e a melhor forma de evitar que esses prejuízos aconteçam é por meio de um software de gestão no supermercado, que, integrado ao PDV e aos outros sistemas, garantirá a segurança.

No final das contas, todas essas operações vão se traduzir no bolso da loja. Movimentações incorretas de estoque, erros operacionais podem representar prejuízos financeiros.

4. Melhoria do atendimento ao cliente

Esse é um dos principais motivos para a automação comercial. Com seu caixa equipado e preparado, seu cliente não fica esperando na fila, tem um atendimento rápido e sem constrangimentos.

Quando o cliente chega ao supermercado ele deseja ter uma ótima experiência de compra, dessa forma o varejista precisa evitar atritos que possam prejudicar a boa experiência do cliente. 

Cliente satisfeito vai passar muito tempo na sua loja, já a insatisfação do cliente começa quando ele precisa ficar muito tempo na fila para pagar sua compra.

Com essa visão empresas como a Amazon estão realizando grandes investimentos no varejo.

O software do PDV, do checkout, é peça fundamental em todo o processo. Por isso, não deixe de ler esse artigo  e avaliar os principais atributos para uma escolha assertiva:

  • Legislação;
  • Segurança;
  • Velocidade do software;
  • Simplicidade de uso;
  • Funcionamento offline;
  • Integrações.

5. Comprar melhor

Com um bom software de gestão para supermercados, você terá acesso a todas essas informações de uma maneira simples, para assim te ajudar a fazer as melhores compras.

Em supermercados, vende bem, quem compra bem, para isso é fundamental para o supermercadista ter informações em um só lugar, para ajudá-lo a comprar melhor.

Com um software de gestão no supermercado, será possível ver a movimentação de produtos, últimos preços de compras, seu estoque. Sua compra será muito melhor.

Ainda há a possibilidade de contar com ferramentas como, o software de cotação de preços web, no qual você envia uma lista de compras para todos seus fornecedores e eles colocam o preço. Você leva apenas o menor preço.  Saiba mais neste artigo

Algumas informações que ajudarão seus compradores a comprar melhor com o apoio de um bom software:

  • Giro do produto;
  • Produto similares;
  • Outros fornecedores do mesmo produto;
  • Sugestão de preço;
  • Concorrência (preço de pesquisa);
  • Planejamento financeiro.

6. Aumento de produtividade nas operações e processos

A sexta principal razão para contar com um bom software de gestão nos supermercados é a produtividade. Cada vez mais é muito difícil imaginar as operações do escritório sendo realizadas de maneira manual, isso é caro e o risco de erros é grande. 

Um sistema que integre as informações da empresa proporciona um ganho de produtividade grande à equipe. 

Além disso, a organização das informações centralizadas no software de gestão, também confere produtividade.

Já imaginou um supermercado sem sistema? Onde todas as vendas são realizadas e registradas no papel, assim como a compra de fornecedores, definição de preço, cálculo para apuração de impostos sobre as mercadorias vendidas, etc?

É impossível, não é mesmo? Mesmo se você é um pequeno varejista, o pensamento se aplica à sua loja também.

Quando você conta com um software de gestão no supermercado, uma série de processos são automatizados e integrados, reduzindo retrabalho e aumentando a produtividade da sua equipe.

Por exemplo, ao dar entrada na nota fiscal, ela já alimenta o estoque e já fica registrada para realizar o cálculo de impostos e enviar as obrigações fiscais. Sem sistema, você tem de fazer cada passo separadamente.

Outro exemplo: uma nota que é emitida pelo fornecedor e já entra automaticamente no sistema, sendo enviada para validação do setor fiscal, para validação com o pedido de compra e, posteriormente, utilizada para a conferência no recebimento, gera um ganho de produtividade incrível. 

No exemplo, estamos falando de um processo de confronto da nota fiscal com o pedido de compra e das mercadorias recebidas, confira este artigo para entender melhor: 

Esse é só um exemplo. Atualmente, devido à concorrência e baixas margens de lucro, contar com um equipe produtiva e eficiente é fundamental.

7. Redução de erros operacionais

Operações incorretas, como erros de digitação, também são pontos de melhoria com a implantação de um software de gestão.

Já pensou como seria o funcionamento do PDV sem um software? O operador de caixa passaria item por item na calculadora, a chance de acontecerem erros na soma é quase certa.

Mas o PDV não é o único lugar passível de erros. Do escritório ao estoque, todos os processos são sujeitos à erros. 

Ao pagar boletos de fornecedores podem acontecer falhas. Um software de gestão para supermercado evita que esses equívocos aconteçam e que você tenha prejuízos.

8. Redução de fraudes em setores como vendas e compras

O ponto positivo de ter um supermercado com mercadorias expostas é que isso atrai clientes, mas, em contrapartida, essa ação também atrai pessoas que queiram aproveitar e furtar produtos. 

Infelizmente, as fraudes também acontecem por parte dos colaboradores. Ao automatizar o PDV com equipamentos de automação comercial e um ERP, você reduz os prejuízos derivados dos furtos. 

9. Melhorar a tomada de decisões do supermercadista

Por fim, com informações em um só lugar, é possível gerar relatórios para ajudá-lo na tomada de decisão. 

Alguns relatórios como: comparativo de vendas, lucratividade por categoria de produtos, relatório de perdas e plano de contas, dependem da utilização de um software de gestão no supermercado.

Usando um software de gestão você conseguirá acesso aos relatório que ajudarão no momento de realizar o planejamento do seu supermercado, com informações precisas será mais fácil e seguro realizar investimentos, evitando que as ações da sua empresa sejam baseadas apenas no “achismo”.

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10. Transformação Digital

No mundo altamente competitivo e de baixa margem do setor de alimentos, a transformação digital apresenta desafios significativos e, ao mesmo tempo, oferece grandes oportunidades.

As lojas tradicionais continuam a dominar a experiência de compras de supermercado, mas o comércio eletrônico está crescendo. 

Para competir com varejistas experientes em tecnologia, como a Amazon, os supermercados estão aprimorando as opções de entrega para os clientes, como entrega no mesmo dia. 

Esses esforços são projetados para melhorar a experiência do cliente, o que ajuda a melhorar o engajamento e a retenção.

A transformação digital está literalmente mudando a maneira como os negócios são feitos no setor de supermercados. E, à medida que novos concorrentes entram no mercado, e inovações que aumentam a experiência empurram o setor para a frente, os supermercados devem permanecer ágeis para atender às novas demandas dos consumidores. 

Os supermercados que melhor se adaptarem a essa evolução contínua serão ideais para serem bem-sucedidas no futuro.

Dessa forma, um sistema de gestão que seja robusto, seguro e integrável com soluções satélites será fundamental para a transformação da loja.

Um sistema engessado, que não promova integrações, que não entenda o negócio do supermercado e acompanhe sua evolução, não conseguirá atendê-lo.

Por isso, para o supermercado que busca se preparar para a nova década, com um posicionamento diferente para seus clientes, precisará de uma ferramenta que apoie e seja a sustentação de tudo isso.

Próximo desafio: como escolher a melhor solução para sua loja. 

Partindo desses 10 motivos, fica fácil perceber as vantagens da implantação de um software de gestão no supermercado. 

Essa ferramenta será a base para a administração do seu negócio, contando com processos integrados e seguros. Além disso, um ERP é indispensável para a mitigação de erros e, assim, evitar os prejuízos do seu negócio.

O resultado é percebido em todos os campos do supermercado, com o aumento da produtividade da sua equipe, a melhoria do controle sobre a produção e, consequentemente, melhores resultados no seu faturamento.

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Caso ainda tenha dúvidas ou sugestões, mande para nós no Fórum InfoVarejo!

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