Devolução de venda: como deve ser realizado esse processo em sua loja

Durante o funcionamento da loja, um processo de devolução de venda de mercadorias é comum, por isso o varejista precisa treinar sua equipe para realizar essa atividade de forma correta e eficiente, evitando problemas fiscais e problemas nos processos internos da loja, como o controle de estoque e a gestão financeira.

Devolução de venda: como deve ser realizado esse processo em sua loja

 

Como é realizada a devolução de venda na loja:

Normalmente, quando o cliente chega ao supermercado com a intenção de devolver um produto que foi comprado, ele é direcionado ao balcão de apoio, onde normalmente fica o guarda-volumes da loja.

Neste local são realizados todos os procedimentos necessários, como a apresentação do produto, a conferência do estado do produto que será devolvido, o preenchimento dos dados completos do cliente e o fornecimento de uma nota (contra vale), ou encaminhamento do desconto que será concebido na próxima compra.

Importância de ser realizada em local específico

Como dissemos, normalmente a loja conta com um balcão de suporte para os PDV’s, justamente nesse local deve ser realizado o processo de devolução de venda, pois não afeta o funcionamento dos caixas e não é necessário que o cliente tenha acesso aos setores internos da empresa, como o escritório e o depósito de estoque.

É importante destacar que para ser realizado nesse local é necessário que o “balcão de guarda-volumes” seja equipado com um terminal do sistema de gestão, para que se torne possível a execução de todo o processo de devolução de venda, como o preenchimento dos dados, a volta do produto ao estoque e a contabilização fiscal da mercadoria.

Como deve ser o procedimento fiscal da devolução de venda:

Todo o processo de devolução de venda deve ser feito tendo como base o cupom fiscal emitido para a compra do produto. Ao receber o cupom do cliente, o funcionário responsável pela atividade precisa dar entrada na mercadoria usando os dados impressos neste documento.

O próximo passo é emitir uma nota fiscal de devolução com os dados que foram disponibilizados pelo cliente. A partir desse momento todos os procedimentos gerenciais já terão sido feitos, pois o produto estará de novo presente no estoque, e também os procedimentos fiscais, pois a nota de devolução terá sido gerada.

Dica: realize o agrupamento de todos os produtos e faça a nota de devolução de venda ao final do dia

Para uma maior agilidade e segurança do processo de emissão de nota fiscal de devolução de venda é indicado que o profissional responsável por esse processo, realize um agrupamento de todos os produtos que foram devolvidos e realize ao final do dia a emissão de uma nota fiscal com todos os itens.

Entretanto para que funcione de forma eficiente é fundamental contar com um processo de fornecimento de contra vale aos clientes.

Devolução de venda: como deve ser realizado esse processo em sua loja

Importância do contra vale

Como falamos, emitir apenas uma nota fiscal ao final do dia, é uma forma de agilizar o processo de devolução. Nesse cenário, o fornecimento de contra vales é a melhor forma de gerenciar os pagamentos e descontos concebidos aos clientes.

Esse contra vale é emitido pelo sistema de gestão da loja e normalmente é um cupom com um número que contém o crédito concebido, assim a gestão financeira é melhorada, pois as informações de valores saem com dados precisos e o desconto não fica incorreto, favorecendo a manutenção da margem do produto e evitando erros.

Esse processo agiliza o processo para os dois lados, pois devido à complexidade da nota de devolução, muitos dados do cliente devem ser preenchidos, dessa forma, se realizado individualmente, o processo se torna demorado, pouco produtivo e moroso, tanto para a empresa como para o cliente.

Portaria da SEFAZ MG sobre devolução de venda:

Em agosto de 2017 a Secretaria do Estado de Fazenda de Minas Gerais regulamentou o decreto Nº 47.233, que diz respeito ao processo de devolução de venda, regulamentando algumas situações rotineiras. Veja as principais informações desse documento:

No primeiro artigo do decreto destaca-se a obrigatoriedade da emissão da nota:

“§ 4º – O estabelecimento que receber mercadoria, em devolução ou troca, emitirá nota fiscal na entrada, relativamente à mercadoria devolvida. “

No segundo artigo trata-se diretamente sobre a emissão da nota em caso de devolução de venda ou troca:

§ 8º – Na hipótese do inciso I do caput, em se tratando de devolução ou troca, será observado o seguinte:

I – a nota fiscal emitida nos termos deste artigo deverá fazer referência ao documento relativo à saída da mercadoria no campo próprio da NF-e ou no campo Informações Complementares da Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A;

II – em se tratando de operações internas, em substituição à emissão de nota fiscal a cada devolução ou troca, o contribuinte poderá emitir nota fiscal englobando as devoluções ou trocas realizadas no mesmo dia.

Ou seja, a emissão da nota fiscal de devolução é obrigatória, mas poderá ser realizada englobando todas as devoluções de um mesmo dia. Para isso, é importante manter uma planilha de controle, conforme explicado abaixo:

Importância de manter uma planilha com as informações da devolução de venda 

Outra importante regulamentação é a obrigatoriedade do varejista manter uma planilha com as informações que devem ser fornecidas nesse tipo de nota. Veja o que diz o decreto:

b) o contribuinte deverá manter arquivo eletrônico de planilha que contenha informações sobre as devoluções ou trocas, conforme modelo estabelecido em portaria da Subsecretaria da Receita Estadual.”.

Para consultar o decreto e acessar todas as informações regulamentadas, basta clicar nesse LINK.

Devolução de venda: como deve ser realizado esse processo em sua loja

Software de gestão: principal aliado para o processo de devolução de venda

Para que o varejista consiga realizar esse processo de forma completa, eficiente e dentro da legislação, é fundamental que ele disponha de um sistema de gestão preparado para essa operação.

O sistema de gestão pode ser considerado o grande aliado do varejista. Preparamos um material exclusivo, onde você pode acessar todas as informações sobre esse programa. Baixe, de graça, o Guia Sistema de Gestão para Supermercados.

Um software de gestão com esses atributos proporcionará ao varejista uma automação do processo de devolução de venda que terá impactos diretos no rendimento do negócio, pois reduzirá o risco de erros fiscais e financeiros, aumentará a produtividade da equipe e impedirá a ocorrência de falhas operacionais, como o estoque errado.

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