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Despesas escondidas em se manter um servidor na loja

Escrito por Gabriel Junqueira | 24/06/2021
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Tempo de leitura: 5 minutos

Ao decidir o melhor software de gestão para a sua loja, há muitas variáveis ​​a serem consideradas. Muitas vezes, o fator mais importante para o comprador é simples: o custo da solução.

Despesas escondidas de se manter servidor na sua loja

No entanto, diferente de outros produtos e serviços, o software necessita de uma infraestrutura para funcionar. Por isso, analisar apenas o valor pago à fornecedora do software (a mensalidade do sistema) é superficial e míope. 

É importante, entender todos os custos relativos ao funcionamento do software, que muitas vezes podem representar um valor superior ao que é pago à fornecedora do ERP.

Custo inicial

O armazenamento local exige o investimento em hardware, consumo de energia e espaço físico iniciais que a nuvem não tem. 

Ao contratar um software de gestão local, isto é, que é instalado fisicamente no servidor da loja, será necessário adquirir esse equipamento, que basicamente é um computador com uma performance melhor que o usual – naturalmente mais caro. Ao escolher este equipamento, você precisará considerar a necessidade não apenas do agora, mas também dos próximos anos, para suportar o crescimento do negócio. Ou seja, o investimento normalmente é considerável.

Além disso, você precisa de um local dimensionado e seguro, provavelmente com uma porta corta-fogo, que seja de difícil acesso, não seja fácil de arrombar e que tenha a temperatura correta, para não superaquecer a máquina e gerar mais custos e interrupção da operação.

Software de gestão em nuvem não precisam de servidor local para operar, isso fica na responsabilidade do fornecedor da solução.

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Manutenção

Manter seus dados acessíveis e seguros em um servidor local requer hardware não apenas preparado para lidar com todas as solicitações relevantes, mas também compatível com as atualizações de software. Um servidor local não é apenas um custo inicial, é uma despesa recorrente sempre que você precisa atualizar seu hardware.

Adicione os equipamentos necessários para dar suporte ao servidor local, incluindo ar condicionado, racks e fiação. 

Um servidor físico ou local também requer profissionais capacitados para oferecer suporte às atualizações necessárias e problemas eventuais. Contar com um profissional (ou até mesmo equipe) dedicado é necessário para garantir que seu servidor opere com máxima disponibilidade e performance.

Ainda, o servidor local está sujeito a falhas de energia, que geram danos. Sua loja vai precisar de um no-break, para dar tempo de desligar os equipamentos (mas você acaba ficando sem sistema durante esse tempo) ou ter um gerador, cujo investimento é alto, tanto para compra, tanto para seu funcionamento.

Por causa das despesas, é comum ver empresas empurrando o hardware além do tempo de vida recomendado, o que pode levar a riscos de negócios significativos. A manutenção inadequada dos servidores no local pode resultar em tempo de inatividade operacional e perda de dados.

Com soluções em nuvem, a disponibilidade do sistema é de responsabilidade do fornecedor. A loja precisa apenas garantir o acesso à internet.

Segurança

Você já deve ter escutado algum caso de uma empresa que teve seus dados sequestrados, não já? 

Esses ataques são comuns, basicamente o hacker criptografa todos os arquivos do computador, o que inclui o banco de dados do seu software de gestão (ramsonware) e em seguida ele pede um resgate para a senha para descriptografar, normalmente o pagamento é feito em bitcoin. 

A solução desse problema está em evitar a invasão, com compras de antivírus e boas práticas de segurança, como, por exemplo, não ter VPN’s abertas no servidor, e a segunda é remediar o problema, depois que aconteceu a invasão, como não existe solução, é retornar o backup anterior realizado, por isso a importância do backup.

A sua empresa realiza backup dos dados? Com qual frequência esse backup é feito? Esse backup é realizado em uma mídia externa ou na própria máquina? 

Com um provedor de serviços em nuvem, você possui um backup automático e as medidas de segurança tomadas pelos provedores de nuvem são muito mais avançadas do que a maioria daqueles com servidores locais.

Capacidade de armazenamento

Conforme sua empresa cresce, sua necessidade de dados também aumenta. É muito comum observar lentidão nos sistemas. Isso pode acontecer por várias razões, mas as mais comuns é a atualização de sistemas, que demandam mais processamento, ou o próprio aumento no volume de dados, que sobrecarrega o computador.

Quando isso acontece, não existe outra solução senão fazer um “upgrade” no servidor. Melhorando a memória RAM, o processador, o HD, o que for necessário. Quanto maior a necessidade, maior é o investimento necessário.

Com soluções em nuvem, mais uma vez, a empresa não precisa se preocupar com essas demandas, afinal de contas, não há servidor local. A solução já vem completa.

Atualizações de Sistema

No modelo do servidor local na loja, a responsabilidade pela atualização do software de gestão, e todos os sistemas como antivírus, sistema operacional, aplicativos etc, são de responsabilidade da equipe da loja. Muitas vezes, o que era para ser uma simples atualização, se torna um problema e suga um tempo considerável de toda a equipe. Tempo é dinheiro.

Os servidores baseados em nuvem são atualizados automaticamente. O seu fornecedor de nuvem é responsável pelas atualizações do sistema. Isso reduz seus custos operacionais significativamente, tanto em dinheiro quanto em tempo necessários para deixar seu sistema atualizado. 

Quanto custa uma solução em nuvem?

Uma das principais vantagens de contar com uma solução em nuvem é a previsibilidade de custos. Não existem tantas variáveis e riscos como a alternativa da estrutura local.

Como a estrutura é de responsabilidade do provedor da solução, é natural que a fatura do software será maior se comparada com o software de instalação local. No entanto, pelo que já ficou claro, a estrutura local traz consigo uma série de despesas e riscos potenciais, que representam custos altos.

Qual a melhor solução?

Não é à-toa que o mundo está migrando para a nuvem. Na realidade, já migrou. Basta observar as soluções das maiores empresas de tecnologia do mundo, Amazon, Google, Apple, Facebook, Netflix, todas elas contam com tecnologias baseadas em nuvem.

Em termos de custos, a nuvem traz previsibilidade e escalabilidade, isto é, você contrata mais serviço e espaço de acordo com o uso. No final das contas, o custo de operação de uma solução em nuvem é menor do que a solução local.

No entanto, não se deixe enganar, a discussão de custos é relevante, mas não deve ser a principal ao escolher o software de gestão da sua loja. O ERP desempenha um papel estratégico ao conferir produtividade a toda operação, controle e informações para a gestão, além de ser a base para a transformação digital do seu negócio. Quando se discute nesses termos, a nuvem é definitivamente o caminho.

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