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Contingência off-line da NFC-e: saiba como funciona e quais cuidados tomar

Escrito por Edna Abreu | 14/05/2019
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Como você já deve estar ciente, a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)  tem sido implantada gradativamente nos estados brasileiros. As novas datas em Minas Gerais já foram definidas. Em breve,  a NFC-e será uma obrigatoriedade prevista no dia a dia do varejista. Mas, com todo processo de emissão online, você já sabe como proceder caso não tenha comunicação com a SEFAZ ? A emissão de NFC-e em Contingência permite com que você realize a sua venda quando não houver conexão. No entanto, você precisa estar atento à sua funcionalidade e aos cuidados que deve tomar  com o uso dessa modalidade.

Contingência off-line da NFC-e

Neste artigo, você saberá como utilizar a contingência off-line da NFC-e, suas vantagens e os principais pontos que demandam cautela do varejista em sua emissão.

O que é NFC-e em Contingência?

Diante do intenso fluxo do dia a dia do varejista, a sua empresa não pode parar, certo? A emissão de notas fiscais também não!

Em um cenário onde a empresa esteja impossibilitada de emitir as notas fiscais de modo normal, a SEFAZ disponibiliza a opção de emissão em modo Contingência até que a situação volte ao normal. Nesta modalidade, é possível emitir a NFC-e e imprimir os DANFEs NFC-e sem autorização prévia da mesma junto à Secretaria de Estado da Fazenda, e após regularizado os problemas técnicos, transmitir as vendas para a SEFAZ .

Conforme rege o Decreto 47.562 da Sefaz:

“Art. 36-P – Quando não for possível transmitir a NFC-e ou obter resposta à solicitação de autorização de uso em decorrência de problemas técnicos, o contribuinte deverá operar em contingência para gerar arquivos no prazo previsto no Ajuste SINIEF 19, de 2016, efetuando a geração prévia da NFC-e com a informação deste tipo de emissão e autorização posterior, conforme definido no MOC e nas Notas Técnicas emitidas pelo ENCAT.”

Diante disso, a Contingência off-line da NFC-e é um processo essencial para quando houver problemas técnicos na comunicação, seja nos servidores da  SEFAZ ou por problemas em sua infraestrutura, como falta de conexão com a internet ou algum problema de rede. Isso propicia ao varejista maior autonomia em suas ações, visto que na ocorrência de problemas na comunicação, que podem impossibilitar a autorização do FISCO, o procedimento pode ser acionado sem impedir a realização da venda.

Como em alguns Estados, a obrigatoriedade de NFC-e está em fase de implantação, permitindo a utilização da NFC-e concomitantemente com o ECF, ainda é possível, em  casos de falta de comunicação com a SEFAZ, que a empresa opere com os antigos ECF’s.

Quando e como emitir as NFC-e em Contingência?

Como dito anteriormente, a emissão em contingência off-line da NFC-e só se torna necessária quando você não consegue estabelecer conexão entre o equipamento de venda e a SEFAZ. Ao identificar a impossibilidade de conexão com a SEFAZ, o contribuinte poderá optar pela emissão off-line da NFC-e. Dessa forma, será gerado um arquivo XML da Nota Fiscal, que deverá ser salvo para enviá-lo à SEFAZ quando  sanados os problemas de comunicação. Após isso, as duas vias do DANFE NFC-e devem ser impressas, sendo uma do consumidor e, a outra, do estabelecimento, que deverá ser guardada até o XML ser emitido e liberado. O prazo para o envio da NFC-e  emitida em contingência à SEFAZ deve ser de até 24 horas após sua emissão .

É importante você saber que na NFC-e em contingência deve conter,obrigatoriamente, os detalhes da venda, como data e hora e, ainda, que ela foi emitida em contingência.

Veja como funciona o processo de emissão em contingência off-line de NFC-e:

Modalidades da NFC-e em Contingência

Antes de emitir uma NFC-e em contingência, deve-se verificar qual modalidade de emissão é aceita no seu Estado, pois existem formas de emissão em contingência diferentes. Abaixo, listamos as principais:

  • Contingência EPEC

A emissão de NFC-e em no modo contingência EPEC (Evento Prévio da Emissão em Contingência) permite que o emissor declare à SEFAZ as NFC-e que foram geradas, mas que, por motivos técnicos, não foram transmitidas à SEFAZ do seu Estado, realizando a transmissão diretamente para o Ambiente da Receita Nacional e, posteriormente, quando a SEFAZ do Estado voltar a ficar disponível, as NFC-e devem ser retransmitidas. Nesta modalidade, a empresa deve possuir conexão com a  internet.

  • Contingência Off-line

Já na opção de emissão em contingência off-line, não é necessário o uso de série ou papel especial, sendo menos burocrático, o que garante o controle do Fisco e diminui o risco operacional para o varejista. Você deve se atentar para o prazo de envio das notas  emitidas em contingência:  até o final do primeiro dia útil após a emissão da NFC-e.

Em ambas as modalidades, a informação que a operação foi realizada em contingência deverá ser impressa no DANFE NFC-e, juntamente com a data e hora da entrada em contingência. A diferença é que a EPEC só poderá ser usada quando existir conexão com a Internet. Por ser mais simples e segura, a forma de contingência mais adotada é a Off-line.

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Cuidado com a emissão de NFC-e em Contingência

Não existe necessidade de autorização prévia pelo FISCO para a entrada do modo em contingência. No entanto, alertamos que a emissão de NFC-e em contingência deve ser tratada como exceção, sendo regra a emissão de NFC-e com autorização em tempo real. Isso porque, se o FISCO perceber que o seu estabelecimento utiliza de maneira exagerada e sem justificativa a emissão de NFC-e em contingência, ele pode pedir esclarecimentos e até restringir a utilização dessa modalidade.

Há riscos para a sua loja na emissão de NFC-e em Contingência? 

As notas em contingência representam um risco para o seu negócio. As razões para isso são variadas, desde a questão mais imediata, que seria a penalidade no reenvio de uma NFC-e que foi emitida em contingência fora do prazo, até a exagerada emissão de NFC-e em contingência, que pode acarretar em uma fiscalização do seu estabelecimento. Além delas, questões mais críticas, como a questão da numeração das NFC-es no envio das obrigações acessórias, podem comprometer a sua loja diante do FISCO.

Explicando: a emissão de NFC-e segue uma numeração sequencial. Quando o software emite uma NFC-e em contingência, essa nota tem um número, caso ela não seja enviada e autorizada pela Sefaz, certamente no envio das obrigações acessórias, como o SPED, haverá um salto de numeração de NFC-e. Se isso ocorrer, decerto sua empresa será autuada, sendo cobrada explicações que, se não esclarecidas devidamente, podem implicar em multas, que pelo volume de NFC-e, são altíssimas.

Daí a importância de se realizar uma gestão eficiente das NFC-e e contar com um software que tenha ferramentas para ajudá-lo. Processos e pessoal treinado é fundamental para evitar problemas com a receita.

Armazenamento de NFC-e em contingência

É importante lembrar que você tem que guardar, obrigatoriamente, o arquivo das notas por, no mínimo, 5 anos, pois o FISCO, mesmo já tendo recebido as NFC-e para autorização, pode pedí-las em algum momento para fiscalização. Por isso, armazenar as notas pode ser fundamental em sua empresa para te ajudar a tomar decisões, visto que seu acesso às informações acontecerá de modo facilitado, já elas estarão presente no arquivo XML das NFC-e. Além disso, pode evitar futuros problemas caso precise esclarecer algumas informações com o FISCO.  Então, um Software de Gestão eficiente, que seja capaz de emitir relatórios e fazer a guarda das notas, é um ótimo parceiro em sua loja.

Rejeições na emissão de NFC-e em contingência

Caso de suas notas emitidas em Contingência Off-line forem rejeitadas após serem enviadas em modo NORMAL , elas devem ser tratadas pelo contribuinte.

Caso ocorra a rejeição de alguma NFC-e emitida em contingência off-line, o contribuinte deverá corrigir o problema da seguinte maneira:

  1. Gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série , sanando a irregularidade desde que não se altere:  
    • As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço , quantidade, valor da operação ou da prestação ;
    • A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
  2. Solicitar Autorização de Uso da NFC-e através do envio da nota;
  3. Imprimir o DANFCE correspondente à NFC-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFCE original;
  4. Providenciar, junto ao destinatário, a entrega da NFC-e autorizada bem como do novo DANFCE impresso, caso a nova geração da nota que corrige a irregularidade da NFC-e tenha promovido alguma alteração no DANFCE.

Você precisará identificar o erro da nota emitida em contingência, corrigir o erro e depois reenviar a nota corrigida em modo normal. Justamente por isso que você deve emitir apenas a NFC-e que seria emitida em tempo real, pois pode gerar a você outros problemas, e, como consequência, aumentar seu custo.

Atenção! Conforme definido no Decreto 47.562 da Sefaz, a emissão de NFC-e em contingência deve ser realizada APENAS em decorrência de problemas técnicos. Portanto, forçar a emissão de NFC-e em contingência, para, por exemplo, liberar uma NFC-e que esteja sendo rejeitada, é definitivamente não aconselhável.

Escrevemos um artigo dedicado apenas às Rejeições da NFC-e, basta acessar o link e ter acesso a todas as informações.

Custo na emissão de NFC-e em Contingência

A emissão das notas em contingência deverá ser realizada somente nos casos em que exista a impossibilidade de autorizar a NFC-e em tempo real, pois ela representa também custos ao contribuinte , como por exemplo:

  • Ao sanar os problemas técnicos, as  NFC-e emitidas em contingência devem ser transmitidas à SEFAZ para autorização, e se vierem a ser rejeitadas, poderão gerar retrabalhos para correção dos erros e reenvio;
  • Quando se emite em contingência,  a Venda só fica disponível para consulta pelos consumidores no Site da SEFAZ posteriormente, quando forem, de fato , transmitidas para serem autorizadas, e neste intervalo , se o consumidor tentar consultar sua compra e não encontrar, a empresa corre o risco de sofrer reclamações ou denúncia por parte dos clientes aos órgãos responsáveis.
  • O varejista assume o risco de perda das informações da NFC-e emitida em contingência até que as mesmas constem no banco de dados do FISCO, enquanto na emissão normal, essa informação fica salva em tempo real na base de dados da SEFAZ.
  • Caso não exista um controle das notas emitidas em contingência e transmitidas posteriormente, podem ficar notas sem autorização correndo o risco de ser autuado pela Fiscalização por falta de oficializar vendas à SEFAZ.

Atenção à infraestrutura da sua empresa!

Já imaginou emitir a NFC-e em contingência e perder as informações antes de elas estarem na base de dados do FISCO? Para evitar situações como essa, invista  na infraestrutura de software e hardware de sua empresa. Esse tipo de investimento é fundamental para o sucesso do seu negócio. Ter um software que proporcione a tranquilidade operacional e uma conexão confiável com a internet garantirão um dia a dia sem sobressaltos!

Como a sua equipe e seu PDV atual estão tratando as contingências da NFC-e?

Seu PDV está preparado para a emissão de NFC-e?

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Ficou com alguma dúvida sobre a Contingência off-line da NFCe? Escreva para contato@infovarejo.com.br

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