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Como fazer conciliação bancária na sua empresa

Escrito por Gabriel Junqueira | 04/07/2019
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Conciliação bancária, certamente você faz esse processo na sua loja, não?  Mas com certeza você sabe o que é. Também não?

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OK, não tem problema! A fim de sanar todas as suas dúvidas sobre conciliação bancária, escrevemos esse artigo. Assim, entenderá o conceito e aprenderá como fazer a conciliação bancária. Afinal, uma coisa que você não quer é ter prejuízo, não é mesmo?

Conciliação bancária

É provável que, em algum momento, você já tenha ouvido falar sobre conciliação bancária. O conceito de conciliação bancária, na verdade, é bem simples. O processo de conciliação bancária consiste, apenas, na comparação entre os saldos das suas contas bancárias com seu software de gestão financeira interno. Isto é, você identifica todas as entradas e saídas da sua loja, a partir das informações contidas nos extratos. 

Portanto, um saldo bancário exato é essencial para um controle de fluxo de caixa eficiente

Perigos em não se fazer a conciliação bancária.

Embora seja uma atividade extremamente importante para a saúde financeira das empresas, muitos varejistas abrem mão do processo. Os setores que mais sofrem com a falta da conciliação bancária são o contábil e o financeiro. Além disso, o que também sofre, e muito, é o seu bolso

Por que não fazer conciliação bancária é ruim para seu bolso? É bem simples, porque, caso não faça a conciliação, você corre o risco de perder o controle do capital disponível para desenvolver suas atividades diárias. Além disso, o cumprimento de obrigações como empréstimos e parcelamentos com fornecedores também ficam prejudicados. 

Como realizar a conciliação bancária?

Agora que você já viu o que é e os motivos para fazer conciliação bancária, vamos te explicar como realizar. 

Embora pareça complexo, o processo é bem simples e envolve basicamente três etapas. As três etapas são o monitoramento dos fluxos de caixa, a comparação entre as informações internas e os registros de pagamentos e recebimentos e, por último, mas não menos importante, a correção de erros e informações que não estavam previstas.

Parece muita coisa, mas calma, explicaremos cada uma das etapas para que fique bem claro o processo. 

Monitoramento dos fluxos de caixa

De forma prática, realizar a conciliação bancária consiste em fazer o registro de todos os lançamentos do seu extrato bancário, no seu software interno de gestão. Portanto, basta abrir sua conta do banco e seu software de gestão e começar o trabalho.

Estes lançamentos em seu sistema são chamados de contas a pagar e receber, entenda neste artigo.

A primeira dica é estabelecer uma rotina, preferencialmente diária. Assim, você não gastará muito tempo na hora do monitoramento. Além disso, você evitará o acúmulo de serviços. Se você for fazer conciliação de vários dias, o trabalho será exaustivo, provavelmente cometerá erros, e desistirá do processo.

A fim de obter bons resultados, classifique, de forma ordenada, as contas das movimentações bancárias. E não se esqueça de armazenar o documento base, pois ele servirá para a organização. Além disso, ele será utilizado no envio dos documentos para seu contador.

Lembre-se, tudo deve ser monitorado! Tarifas bancárias, impostos de transações bancárias,  recebimentos de clientes e o pagamento de salários, acompanhe tudo de perto.

Comparação entre as informações internas e os registros de pagamentos e recebimentos

O segundo passo para se realizar a conciliação bancária é comparar informações internas com registros de pagamentos e recebimentos. Sabe as contas a pagar e receber? Então, o controle de caixa deve ser feito com esses documentos. Isto é, depois que tiver a comparação em mãos, é importante que você confira os detalhes do lançamento. Posteriormente, verifique os valores e as datas de cada um dos registros.

Um outro ponto a ser analisado são as datas dos lançamentos. Essas datas devem estar de acordo com as datas previstas de recebimento e pagamento. Não se esqueça, também, de verificar os valores entre o banco e o controle interno. Pode ser que haja multas, juros e descontos, confira se os valores cobrados são corretos. 

A fim de ter bons resultados com a conciliação bancária, confira sempre os valores dos saldos finais e iniciais. Os saldos, entre a conta do banco e a conta do seu software de gestão, devem bater, no valor exato. Se estiver faltando 1 centavo, significa que algum lançamento não foi feito, ou foi feito errado. Ou seja, a conciliação bancária não foi realizada!

Correção de erros e informações que não estavam previstas

Chegamos ao último passo para a realização da conciliação bancária. Contudo, é algo bem simples e fácil. Consiste apenas na identificação dos erros na conciliação bancária. Caso isso aconteça, corrija imediatamente. Às vezes, o problema acontece na instituição financeira, dessa forma, faz-se necessária a solicitação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências. 

Erros ao fazer a conciliação bancária

Ao realizar o processo de conciliação bancária, alguns erros podem surgir. Não se preocupe, falaremos alguns erros recorrentes e o que fazer para saná-los. 

  • Lançamento de débitos indevidos por parte do banco:

Embora pareça um processo fácil de ser identificado, você só conseguirá perceber ao iniciar o controle para a conciliação bancária. Caso haja erro no débito das despesas, por parte do Banco, procure a instituição e exija o estorno. Muitas vezes isso acontece devido aos débitos automáticos. Para que o problema seja sanado, converse com seu gerente e veja a possibilidade de bloquear esse tipo de lançamento.

  • Divergência entre o lançamento emitido pelo banco e o controle interno:

Havendo essa divergência, analise no documento original da sua empresa onde a diferença surgiu. Assim, você poderá verificar se o valor foi maior devido aos juros e descontos ou se foi realmente indevido. Depois da análise, corrija o controle.

  • Taxas, débitos de impostos e aplicações não previstas: 

Lançamentos como impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos e taxas bancárias podem não ter previsão no controle geral. Divergências entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado são comuns. Por isso, confira cada uma delas e ligue para seu gerente do banco.

  • Depósitos não identificados :

Na hora de fazer o controle, separe os depósitos não identificados. Às vezes, eles podem ser de uma transferência feita antecipadamente por algum cliente, Um erro de transferência ou uma venda não computada. O depósito não identificado deve ser tratado como receita e deve ter os tributos que incidem sobre a venda. Dessa forma, identifique os problemas e trate de forma a resolvê-los. Uma maneira de impedir esse processo é pedir aos clientes que enviem os comprovantes de depósitos.  

Tópico Bônus – Por que evitar uma planilha de conciliação bancária?

Hoje em dia, não convém mais a utilização de planilhas. Além de ser um processo que demanda muito tempo, também não é 100% confiável. Uma informação que for colocada de forma equivocada na planilha, irá interferir em todo o processo. 

Um bom sistema de software já faz, de forma automatizada, a conciliação bancária. Busque utilizar, em sua empresa, ferramentas que facilitam a importação de extratos, automaticamente. Atualmente, alguns sistemas analisam o histórico da loja e sugerem lançamentos. Assim, a produtividade do processo aumentará e você poderá gastar esse tempo analisando e reduzindo despesas elevadas.

Conclusão

Agora, que você já sabe como fazer a Conciliação Bancária, não tem mais desculpas para não fazê-la, não é mesmo? A Conciliação Bancária ajudará e otimizará vários processos da sua empresa. Em resumo, você terá uma melhor previsão do fluxo de caixa, um saldo bancário confiável para realizar transações, além da possibilidade de um planejamento orçamentário efetivo. Fora isso, você ainda poderá integrar os dados com a contabilidade e melhorar os demonstrativos da empresa. 

Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa, agora é algo possível. Um saldo bancário correto, além de ser importantíssimo para a redução de despesas, também influencia na verificação de caixa futuro para as atividades operacionais.

Por isso, não perca tempo. Comece já a fazer a conciliação bancária da sua empresas e não se esqueça, um bom sistema de software é fundamental nesse processo. 

Como sua equipe lida com a diferença entre o capital previsto e o recebido?

Como você faz a conciliação bancária da sua loja?

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