Como escolher um software emissor de NFC-e

Escolher um bom software emissor de NFC-e previne que você tenha futuras dores de cabeça.  O software de gestão é um grande aliado em todo o processo do seu estabelecimento, desde a venda no PDV e emissão da NFC-e, até os controles e auditorias no escritório.

Definir qual software emissor de NFC-e utilizar em sua loja nem sempre é uma tarefa fácil. Com a implementação da NFC-e, seu sistema deve atender à vários requisitos, para que tenha um bom funcionamento e você não passe aperto no PDV.  Por isso, é importante que você analise bem as opções de sistema, antes de definir qual é o melhor para seu estabelecimento.

O que devo analisar ao escolher um software emissor de NFC-e?

1 – Legislação

O primeiro aspecto a ser analisado, ao escolher um software emissor de NFC-e, é se o ERP atende à legislação do seu estado.

O fisco é bastante rigoroso na legislação do PDV (Ponto de Venda). Utilizar um software emissor de NFC-e que não seja adequado ao seu Estado, pode ocasionar autuações e multas para seu estabelecimento.

A obrigatoriedade da NFC-e é definida pela legislação de cada estado. Dessa forma, é muito importante que você leia a legislação do seu estado e procure softwares que se adequam a ela.

2 – Estabilidade

O segundo ponto que deve ser analisado na escolha de um software emissor de NFC-e é a velocidade e a estabilidade do sistema.

Existe a possibilidade do software parar no meio da transação? Sim, existe. O software parar no meio da venda é um aspecto positivo para sua loja? Jamais!

Imagine a seguinte situação: seu operador de caixa diante de um cliente com o carrinho cheio de compras e, no meio do processo de PDV, seu sistema trava ou fica lento. Essa situação, que pode não parecer muito importante inicialmente, gera o aumento de filas e pode levar os clientes a desistirem das compras.

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3 – Segurança

O terceiro aspecto que deve ser analisado na escolha de um software emissor de NFC-e é a segurança do sistema. Os equipamentos que emitem NFC-e devem possibilitar que o  certificado digital possa ser armazenado no computador pessoal ou até mesmo na nuvem, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens e também seu Software de Gestão deve oferecer proteção a esse equipamento, através de senhas e antivírus.

Mesmo sendo um documento eletrônico, é aconselhável que as NFC-e’s fiquem arquivadas  por pelo menos 5 anos, para serem apresentados ao FISCO em caso de fiscalizações. Dessa forma, é importante que seu software emissor de NFC-e tenha capacidade de fazer o backup automático das NFC-e’s durante esse período.

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4 – Autonomia e contingência offline da NFC-e

Backup automático nos leva à outro fator indispensável ao software emissor de NFC-e, a autonomia.

É de extrema relevância que o software emissor de NFC-e seja autônomo. As emissões das NFC-e’s dependem da autorização da SEFAZ. Essa dependência faz com que elas estejam sujeitas, às vezes, a funcionarem em contingência – contingência é quando o sistema da SEFAZ, ou a internet do seu estabelecimento, ficam fora do ar.

A contingência também pode acontecer com a queda da internet do seu estabelecimento. É de grande importância que você escolha um software emissor de NFC-e que funcione offline, o sistema precisa estar preparado para isso.

Ao entrar em contingência, seu operador de caixa irá emitir as notas, mas sem a autorização da SEFAZ. Quando o sistema da SEFAZ voltar, você precisará enviar todas as notas para serem analisadas e autorizadas, ou não. Você poderá enviar as NFC-e’s emitidas em contingência até o final do primeiro dia útil subsequente ao da emissão da nota.

O dia a dia no varejo é corrido, pode ser que você esqueça de enviar as notas em contingência para a SEFAZ até o prazo máximo. Caso isso ocorra, você ficará sujeito à multas.

Portanto, é muito importante que seu software emissor de NFC-e, não só opere em contingência, mas também seja autônomo, faça cópias das NFC-e’s, avise caso exista alguma pendência e realize o processamento das notas pendentes.

5 – Tratamento das rejeições

O quinto fator que deve ser analisado na escolha do emissor de NFC-e, é se o sistema sabe tratar as rejeições da NFC-e. É importante que o ERP permita cancelar o item rejeitado do carrinho, para que a venda possa ser finalizada.  

6 – Simplicidade

O último ponto a se analisar ao escolher qual software emissor de NFC-e implementar no seu estabelecimento é a simplicidade do sistema. Lembre-se que, normalmente, o operador de caixa possui uma baixa especialização. O ideal  a se adotar é um software intuitivo e fácil de usar, que não precise de um longo treinamento para a capacitação do pessoal.

Para escolher o melhor emissor de NFC-e você precisará avaliar o ERP também

Podemos dizer que a NFC-e simplifica o processo de venda no PDV quando comparado com o antigo ECF, principalmente no que se refere às funcionalidades de sistema, que estão mais simples.

No entanto, o processo de emissão de NFC-e traz consigo uma série de detalhes, que, por sua vez, geram algumas complexidades, ligadas, principalmente, ao processo de contingência e tratamento das rejeições.

De fato, a contingência deverá ser tratada no PDV, cujo software deve ter funcionalidades para automatizar e fazer a gestão das mesmas. No entanto, as rejeições são tratadas no ERP, e sua causa, como, por exemplo, o cadastro de produto incorreto que acarreta uma rejeição no PDV, se inicia no cadastro de produto no ERP.

Além de outros processos críticos, como a declaração das obrigações acessórias, como o SPED, onde são enviados todas as NFC-e’s mensalmente, e, caso haja divergências simples, como o pulo de numeração, sua loja será autuada automaticamente.

Para entender melhor, não deixe de acessar o artigo “Contingência off-line da NFC-e: saiba como funciona e quais cuidados tomar”

Leia também o artigo “Rejeições da NFC-e: entenda como funciona e saiba como evitar”

Conclusão

A NFC-e adiciona algumas complexidades a mais no PDV e no processo de venda, por isso, ao analisar um software emissor de NFC-e, você deve avaliar, além dos atributos tradicionais do PDV, a questão da legislação, contingência e o tratamento das rejeições.

E você, varejista, quais são as características mais importantes do PDV para sua loja? Sua equipe está segura com seu PDV atual?

Seu PDV está preparado para a emissão de NFC-e?

Está pronto para escolher o software de gestão ideal para sua loja? Deixe nos comentários sua opinião.

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