Como controlar seu estoque de troca e realizar suas devoluções para fornecedores

O estoque é o coração da operação de um estabelecimento do varejo, afinal é nesse local que ficam guardados os produtos que serão vendidos. Algumas atividades fazem parte da rotina desse espaço e são fundamentais para a gestão correta. Nesse artigo falaremos sobre o estoque de troca e a gestão de troca de mercadorias.

Importância do controle do estoque de troca:

Adotar um processo eficiente de gestão de troca, o que envolve o controle do estoque, é fundamental para uma empresa que possui um grande número de produtos estocados. Com base nessa gestão será possível negociar com fornecedores e evitar prejuízos em três áreas da empresa:

Gerencial: a gestão de troca está diretamente ligada ao controle de estoque e a compra de novas mercadorias, por isso manter um estoque de troca correto é essencial para evitar erros nesses dois processos.

Financeiro: a perda de produtos em seu estoque representa prejuízos financeiros para o varejista. Um processo eficaz de troca ajuda a evitar perdas e reduzir prejuízos para o caixa da empresa.

Fiscal: realizar o controle de entrada e saída de mercadorias é essencial para evitar problemas fiscais no seu negócio. Com o controle de troca você justifica a movimentação dos produtos impróprios para consumo, seja na baixa ou na devolução.

É importante ressaltar que utilizando um sistema de gestão, o varejista consegue administrar facilmente o estoque de troca. Integrando informações entre o controle de estoque e o pedido de compra e ainda fornecendo dados para a equipe responsável pela fiscalização dos produtos que estão impróprios para o consumo.

Como controlar seu estoque de troca e realizar suas devoluções

Formas de realizar a troca de produtos

Analisando as práticas utilizadas no dia a dia das lojas, verificamos que são adotadas 4 formas diferentes para a realização da troca de mercadorias entre o estabelecimento e os fornecedores.

1.Troca de produtos informal:

Quando o fornecedor de determinado produto troca o produto danificado por outro igual, sem que seja realizada a nota de devolução ou de quebra.

Alguns fornecedores adotam essa prática para facilitar o deslocamento e para evitar custos futuros. Para o varejista, desde que seja corretamente gerenciada, também é um processo vantajoso, pois não há nenhum prejuízo, entretanto é preciso que aconteça o controle da troca, transferindo em seu sistema o produto do estoque de troca de volta para o estoque de venda.

2. Troca de produtos com a nota de devolução:

Assim como na primeira forma, é realizada a substituição do produto que se encontra no estoque de troca por outro semelhante. No entanto, a diferença é que nessa forma é emitido um documento fiscal para comprovação da transição, conhecido como nota de devolução.

Esse documento oferece ao varejista o registro do processo executado. Isso garante um controle gerencial e fiscal, pois está ligado ao sistema de gestão e controle de estoque. Nesse caso, o fornecedor envia o produto bonificado na próxima compra.

3. Troca de produtos por descontos na compra:

Alguns fornecedores adotam a rotina de pegar o produto impróprio para consumo e em troca gerar um desconto para o estabelecimento, no próximo pedido de compra que for realizado entre as partes envolvidas.

Usando um sistema de gestão adequado para o varejo você pode controlar esse débito de fornecedores, adotando uma rotina que envolva a indicação do valor que deve ser abatido na próxima compra.

4. Produto perdido:

Uma situação que pode acontecer é perder o produto (quando esse não se encontra em condição de troca, por exemplo, uma garrafa que caiu no chão e quebrou). Nesses casos, quando o varejista não conseguir negociar com o fornecedor uma troca de produtos, é preciso que seja emitida a nota fiscal de quebra, para justificar a baixa do estoque, tanto gerencial, quanto fiscal.

15 dicas para controlar o estoque de troca

Na prática, como controlar seu estoque de troca? Como trabalhar as devoluções com seus fornecedores? Como seu ERP pode ser seu grande aliado nesse momento?

1. Local para estoque de troca:

Reserve um local em seu depósito dedicado para mercadorias de troca. Esse local deve ser arejado e de fácil acesso aos produtos. Importante manter a organização, para facilitar a contagem e a busca pelas mercadorias.

2. Responsável pelo estoque de troca:

Defina um responsável pelo seu estoque de trocas. Pode ser a mesma pessoa responsável pelo seu depósito, mas não deixe seu estoque de troca sem uma pessoa que esteja a frente da operação.

3. Organização do depósito:

Organize seu depósito de troca. Até para estar em um depósito de troca, o produto tem que obedecer um padrão. Veja se é alimentício, se pode lhe prejudicar atraindo insetos ou ratos. Não é porque é um local de produtos impróprios para o consumo, que não deverá ter um cuidado.

4. Atenção nas prateleiras:

Cobre dos repositores atenção nas gôndolas, para que direcionem sempre os itens danificados e/ou impróprios para o consumo (por exemplo, com data de validade vencida) para o estoque de troca.

5. Controle no sistema:

Todo o produto que for transferido para o estoque de troca, informe em seu ERP, dessa forma você poderá controlar seu estoque de troca, separado do seu estoque para venda. O responsável do estoque de troca deverá controlar esses lançamentos, não deixando que uma mercadoria seja inserida no estoque de troca sem que seja lançada essa transferência no sistema.

6. Inventários periódicos:

Realize inventário do seu setor de troca e atualize seu sistema, da mesma forma que você realiza inventário do seu estoque para venda. Inventários periódicos ajudam não só no controle da quantidade dos produtos, mas também no acompanhamento do estado de conservação que esses se encontram.

7. Doação de produtos para funcionários:

Para não correr o risco de perda de produtos de forma mal intencionada na operação da loja, não realize a doação de produtos de troca para funcionários da empresa, uma vez que possa incentivar o mal controle dos itens para reforçar essa prática. Ou seja, caso alguém esteja sendo beneficiado pela sua perda de produtos em sua empresa, provavelmente esses incentivarão o aumento da perda.

8. Doação de produtos para outros:

Por questão de segurança também não é indicada a doação de produtos de troca em qualquer situação. Nem mesmo para uso e consumo em sua loja. Imagine que alguém consuma um produto impróprio para consumo e venha a ter problemas de saúde, você poderá ser responsabilizado por isso.

9. Pedido de compra:

Utilize o ERP a seu favor, e no momento de realizar uma compra, tenha fácil acesso a produtos daquele fornecedor em negociação, para saber se existe estoque de troca. Nesse momento, negocie a devolução da mercadoria trocando por outra ou ganhando desconto na negociação.

Como controlar seu estoque de troca e realizar suas devoluções

10. Descarte de produtos:

A nota fiscal de perda deverá ser emitida em todas as situações em que não for possível realizar a troca, seja por falta de condições do produto ou por não conseguir negociar a devolução ao fornecedor.

11. Nota Fiscal de Devolução:

Para os itens que você conseguir negociar com o fornecedor, é realizada a emissão de uma nota fiscal de devolução, onde você deverá referenciar a última nota de compra, comprovando a entrada anterior deste item, para sua saída de devolução. Nessa operação não esqueça de direcionar em seu sistema, a baixa do estoque para seu depósito de troca, para controlar a baixa dos itens que você lançou em seu estoque de troca.

12. Cálculo específico para bonificações:

Nas negociações onde é realizada a devolução da mercadoria e o fornecedor envia uma nota bonificando os produtos trocados, é importante realizar o tratamento desses itens como bonificação, para não influenciar no seu cálculo de preços.

13. Desconto no sistema de gestão:

Para os fornecedores que não enviam a mercadoria bonificada, mas sim dão descontos na compra, é importante que ao lançar a nota fiscal, seu ERP lhe dê a opção de não aplicar esse desconto nos itens, para não influenciar em seu cálculo de preços.

14. Alterações manuais no sistema:

É comum que alguns fornecedores troquem a mercadoria sem exigir a nota de devolução, simplesmente trocando um produto pelo outro, informalmente. Nesse caso você terá que retornar no seu sistema o item que está no estoque de troca para o estoque para venda, não havendo a necessidade de emissão de nota fiscal, por ser apenas um processo gerencial.

15. Acompanhamento por meio de relatórios:

Realize o acompanhamento dos seus itens utilizando relatórios de vencimento dos produtos, que facilitam seu controle, prevenindo a perda desses.

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Ficou com alguma dúvida sobre o estoque de troca? Escreva para contato@infovarejo.com.br

One Comment

  • Stefanio Gomes de Jesus

    Um artigo muito importante e esclarecedor, realmente pude notar a importância do controle do estoque de trocas, bem como as funcionalidades necessárias em relação ao sistema de gestão utilizado.
    Parabéns ao autor!!!

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