ACESSO RÁPIDO:
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Um software de gestão é um importante aliado para o varejista. Com esta ferramenta é possível integrar os processos da sua loja e automatizá-los, fazendo com que a operação seja mais rápida, eficiente e lucrativa.
Entretanto, devido ao grande número de softwares disponíveis no mercado, é difícil escolher qual o melhor para seu negócio. Portanto, vamos apresentar as 10 principais características de um sistema de gestão para varejo que devem ser avaliadas.
Aqui no InfoVarejo, já falamos sobre os motivos de implementar esse sistema na sua loja, se você ainda tem dúvida se vale ou não a pena, você pode ler o artigo neste link, e perceber que será um ganho contar com essa automação no seu negócio.
Agora, vamos as 10 principais características de um sistema de gestão para varejo que devem ser analisadas:
No momento de escolher o software que será usado na sua loja é fundamental que você pesquise sobre a empresa responsável por fornecer o mesmo.
Esse sistema será responsável por armazenar e administrar os dados importantes do seu negócio, portanto você deve optar por uma empresa séria que tenha compromisso com o serviço oferecido.
Essa característica é de extrema importância, basta você perceber que os dados fiscais, a emissão de notas fiscais eletrônicas e o envio de relatórios fiscais, serão responsabilidades do sistema de gestão. Portanto, qualquer falha que aconteça pode fazer você ter sérios problemas com o FISCO.
É importante que você procure uma empresa especializada no segmento do mercado que sua loja faz parte, pois além de desenvolver um software com as regras de negócio da sua loja, você contará com pessoas que convivem com empresas como a sua todos os dias. Então elas vão te ajudar a encontrar oportunidades de melhoria.
A melhor forma de avaliar a empresa é buscar referências no mercado.
Uma empresa que já atende outras empresas situadas no mesmo segmento que o seu, já conhece como funciona a rotina do mercado e terá mais experiência no momento de resolver os problemas ou solucionar suas dúvidas.
Procure por empresas que tenham certificados, premiações, que sejam reconhecidas no mercado. É sempre bom consultar as associações e os outros varejistas a respeito do software ideal para o seu segmento.
Uma das principais características de um sistema de gestão para varejo é a aceitação do seu negócio ao sistema. Isso quer dizer que o software de gestão deve atender às demandas da sua loja, facilitando a operação.
Algumas particularidades são exclusivas do varejo e devem ser atendidas pelo sistema, controle de estoque e gestão financeira são funcionalidades essenciais para o varejista e o sistema precisa apresentá-las de maneira simples e prática.
Algumas funcionalidades o sistema deve oferecer para o momento de crescimento da sua loja.
Por exemplo, se você tem apenas uma loja, mas pretende ter mais no futuro, é fundamental já contar com um sistema que esteja preparado para suportar esse requisito, ou se você tem várias lojas e tem a pretensão de abrir um CD (centro de distribuição), o sistema precisa ter capacidade para esse crescimento.
No momento de pesquisar as características de um sistema de gestão para o varejo você deve prestar atenção ao sistema de frente de caixa. Esse módulo, provavelmente, será o mais utilizado em sua operação e estará constantemente sob pressão.
Então, não tem outro jeito, você precisa contar com um sistema de ponto de venda seguro.
Para um sistema de PDV ser considerado seguro ele não pode parar, a utilização pelos usuários precisa ser fácil, precisa ter segurança das informações recebidas e transmitidas, e além de tudo isso, precisa atender à legislação.
Já que falamos sobre legislação no tópico acima, vamos aprofundar nesse tópico, que é uma das mais importantes características de um sistema de gestão para varejo.
O Brasil é o país que tem uma das maiores cargas tributárias do mundo, além de numerosa, ela é complexa e passa constantemente por alterações. Isso afeta diretamente o sistema de gestão da sua loja, pois ele precisa atender essa legislação.
Além de evitar problemas com o FISCO, um sistema de gestão que esteja habituado às regras fiscais do varejo, faz com que a sua loja ganhe produtividade e evita despesas com multas fiscais.
Com um sistema que atenda as questões legais você ganha tempo, pois não haverá retrabalho, e ganha segurança fiscal para trabalhar com a tranquilidade de estar atendendo a legislação.
Quer saber mais sobre legislação no ponto de venda, baixe nosso guia gratuito da Legislação no PDV.
Antes de contratar um sistema é preciso avaliar os pré-requisitos do software, quais equipamentos são necessários para a sua utilização.
Se o seu negócio conta com uma loja apenas, um software em nuvem é excelente, além de não ser necessário instalação local, você não vai precisar de realizar backups periódicos, nem de um servidor local – isso economiza dinheiro.
Se o seu negócio conta com uma operação maior, o software local tem suas vantagens, uma vez que não depende da internet para funcionar – ou seja, sua loja não vai parar em momento algum.
Você deve avaliar como será feito o treinamento e analisar se a sua loja tem estrutura para essa capacitação.
Se você tem conexão com a internet e sua empresa é pequena, uma implantação remota pode funcionar bem. Já se sua loja tem muitos funcionários que utilizarão o sistema, é fundamental avaliar implantação local, com treinamento local.
Depois de contratado o sistema e o implantado na sua loja, o contato será realizado basicamente com a equipe de suporte. Portanto, avalie a estrutura de suporte da empresa, considerando as ferramentas para atendê-lo.
A documentação dos sistemas ajuda o usuário a “se virar”. Às vezes você está com uma dúvida fora do horário comercial (que normalmente funciona o suporte) ou a dúvida é pequena e você não quer entrar em contato, se o sistema tem uma documentação fácil de utilizar, será uma grande ajuda para o dia a dia.
Hoje em dia, o recurso mais avançado de documentação é base de conhecimento, que é uma espécie de repositório de documentos que são inseridos baseados nas dúvidas dos próprios usuários do sistema – um FAQ mais abrangente.
Saiba tudo sobre sistema de gestão. Baixe gratuitamente o Guia do Sistema de Gestão para o pequeno varejo.
Depois de todas essas características de um sistema de gestão para varejo é importante destacar que esse sistema não precisar ser a solução para todos os problemas da sua loja, mas ele deve ser uma plataforma para que você tenha acesso às outras ferramentas.
Atualmente existem ferramentas que resolvem problemas específicos, o software de gestão está focado na operação da loja, como vender, comprar, controlar estoque, controlar o financeiro e cumprir as obrigações legais com eficiência.
Portanto, ferramentas como conciliador de cartões, validador tributário, e-commerce, normalmente são integradas ao sistema. Desse modo, é importante avaliar se o sistema possui as integrações que a sua loja precisa.
Por último, o preço. Ele deve ser um “resultado” de todos os atributos que você deseja ter a disposição.
Se você quer um software completo, com atendimento diferenciado, é difícil que esse seja o mais barato. É uma questão de causa e efeito.
Agora, se sua prioridade é preço, terá que abrir mão de algumas características do software, como atendimento e flexibilidades de recursos.
Percebo que muitos pequenos varejistas buscam o software de menor preço, pois utilizam o software apenas para atender a legislação e obrigações fiscais, e deseja apenas o básico. Se este é seu caso, acesse esse artigo sobre os motivos de implantar um sistema de gestão na sua loja.
Essas características devem ser avaliadas com calma pelo varejista, para que o resultado da escolha seja o melhor para a loja.
Um software de gestão trabalhando da forma correta traz vantagens importantes para o negócio, o aumento da produtividade, controle da operação, gestão eficaz e ativa, e a redução de custos, são exemplos desses benefícios.
As características de um sistema de gestão para varejo são importantes para a escolha, não é mesmo?
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